Checklist pour organiser une brocante de l’hôpital

Une brocante de l’hôpital demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les bénévoles et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, les horaires et les règles de vente, puis ouvrez les inscriptions suffisamment tôt. La dernière semaine sert à confirmer les vendeurs, attribuer les stands et finaliser le plan. Les boissons, la monnaie, la signalétique et le matériel d’installation sont les éléments souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver des espaces
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Établir les règles de vente
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les vendeurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les réservations
Imprimer la liste des vendeurs
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Prévoir la monnaie
Préparer les listes de prix
2 personnes
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l’argent liquide
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer les stands
3 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la livraison
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Répartir les tables de vente
3 personnes
Décharger les marchandises
6 personnes
Présenter les articles du stand
10 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Compter l’argent de la caisse
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Assurer la surveillance de la maternité
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Assurer les annonces commerciales
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

Décharger les marchandises
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Vider les stands
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les sols
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
Vérifier le stock restant
2 personnes
Trier les articles retournés
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les invendus
2 personnes
Établir le récapitulatif des paiements
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Microphone à main
Pilesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6
Ciseauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Porte-prixqté 40
Panneaux de numéro de standqté 20
Panneaux d’orientationqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Poubellesqté 8
Caissesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et les règles de vente avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 6 semaines pour recueillir les inscriptions et répondre aux questions des vendeurs.
Fermez les inscriptions environ 10 jours avant la brocante. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les vendeurs, d’attribuer les numéros de stand et de préparer un plan lisible.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures. Désignez séparément les personnes chargées de l’accueil, de l’installation, des paiements et du réassort des boissons.
Vérifiez les besoins de chaque exposant avant de finaliser les emplacements. Notez notamment les tables, portants, chaises, cintres et branchements électriques nécessaires.
Préparez la caisse et la signalétique la veille. Comptez la monnaie, chargez les terminaux de paiement, refroidissez les boissons et placez les panneaux de direction avant l’arrivée des premiers vendeurs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante de l’hôpital ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les espaces, les horaires et les règles doivent être fixés avant l’envoi des invitations, puis les inscriptions peuvent être traitées au fil des réponses.
Quand arrêter les inscriptions des exposants ?: Arrêtez-les environ 10 jours avant la brocante. Ce délai permet de confirmer les vendeurs, attribuer les numéros de stand, créer le plan et imprimer la liste définitive.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une brocante ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les paiements et 2 pour l’installation pendant les périodes chargées. Pour une équipe plus grande, répartissez les permanences par créneaux de 2 heures.
Que préparer la veille d’une brocante de l’hôpital ?: Préparez la caisse, la monnaie, les listes de prix, les panneaux et le plan des stands la veille. Refroidissez aussi les boissons et regroupez les tables, chaises, rallonges et multiprises pour éviter les recherches le matin.

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