Checklist pour organiser une brocante de l’école

Une brocante de l’école demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut obtenir l’autorisation d’utiliser la cour, définir les règles de vente, gérer les inscriptions et répartir les emplacements. Cette checklist rassemble 69 tâches et 54 fournitures pour avancer dans le bon ordre, des premières démarches jusqu’à la caisse et au rangement. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents : alimentation électrique, monnaie, surveillance et solution de repli en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Obtenir l’autorisation pour la cour d’école
2 personnes
Définir le règlement du marché
2 personnes
Répartir les emplacements de vente
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Concevoir l'affiche promotionnelle
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Établir le planning de surveillance
2 personnes
Établir le plan de caisse et de monnaie
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Réserver des tables et des chaises
Réserver des tentes de réception
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le nombre de participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l’argent liquide
2 personnes
Contrôler les consommations
2 personnes
Trier les étiquettes de prix
2 personnes
Préparer les tickets de caisse
Nettoyer le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les emplacements de vente
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les denrées alimentaires
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Vérifier les tables de vente
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer la nourriture
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Faire des rondes sur le site
2 personnes
Sécuriser temporairement la caisse
2 personnes
Ranger les points de vente
4 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger l’argent et les documents administratifs
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants du montant récolté
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Archiver les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Caissesqté 30
Boîtes de rangementqté 12
Tables de caisseqté 2
Table d’inscription
Barrières de sécuritéqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 24
Calculatricesqté 2
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Tassesqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Petits bolsqté 12
Saladiersqté 8

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Étiquettes de prixqté 300
Numéros d’emplacement de venteqté 40
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Affichesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 20
Ruban adhésifqté 10
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gel désinfectantqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis demandez l’autorisation d’utiliser la cour de l’école avant de préparer les affiches ou le formulaire d’inscription. Prévoyez ce délai plusieurs semaines à l’avance.
Fixez une date limite d’inscription et envoyez ensuite à chaque participant son emplacement, les horaires d’installation et le règlement. Sans ces informations, les arrivées et les stands se désorganisent rapidement.
Établissez le plan de caisse avant les achats : prévoyez qui récupère l’argent liquide, qui tient chaque caisse et quelles coupures serviront à rendre la monnaie. Gardez aussi une calculatrice et, si prévu, un terminal de paiement.
Ne comptez pas uniquement sur les tables disponibles dans l’école. Confirmez à l’avance le nombre de tables, chaises, tentes et tables de caisse nécessaires selon le nombre final de participants.
Vérifiez la météo et l’électricité la veille, puis affectez les bénévoles par créneaux de surveillance. Les rallonges, multiprises, piles, talkies-walkies et protections de sécurité sont souvent oubliés jusqu’au matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante de l’école ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation de la cour, de lancer les inscriptions, de communiquer l’événement et de réserver les tables, chaises et tentes.
Comment organiser les emplacements d’une brocante scolaire ?: Attribuez les emplacements après avoir confirmé les participants et leurs besoins. Envoyez le plan et les consignes au moins 7 jours avant l’événement, avec l’horaire d’installation et les règles applicables aux vendeurs.
Combien de bénévoles prévoir pour une brocante de l’école ?: Répartissez les bénévoles en plusieurs créneaux plutôt que de demander à la même équipe de rester toute la journée. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil et la caisse, puis adaptez la surveillance au nombre d’accès et à la taille de la cour.
Que préparer la veille d’une brocante de l’école ?: La veille, confirmez le nombre de participants, vérifiez les prévisions météo et l’alimentation électrique, faites les courses et récupérez l’argent liquide nécessaire à la monnaie. Regroupez aussi les fournitures par zone pour limiter les oublis au montage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.