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Schul-Flohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Schul-Flohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Verkaufsstände. Kläre zuerst Schulhof, Genehmigung und Marktregeln, bevor du Anmeldungen und Werbung startest. Danach folgen Platzvergabe, Helferplan, Kasse, Wechselgeld und die Reservierung von Tischen, Zelten und Strom. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung und zeigt, was am Veranstaltungstag oft zu spät kommt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigung für den Schulhof einholen

    2 Personen

  • Marktregeln festlegen

    2 Personen

  • Verkaufsstände einteilen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbeplakat gestalten

  • Werbeplakate aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Verkaufsplätze zuweisen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

    2 Personen

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Aufsichtsplan erstellen

    2 Personen

  • Kassen- und Wechselgeldplan erstellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Partyzelte reservieren

  • Stromversorgung überprüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerzahlen bestätigen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Bargeld abholen

    2 Personen

  • Verzehr kontrollieren

    2 Personen

  • Preisschilder sortieren

    2 Personen

  • Kassenbons vorbereiten

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Verkaufsstände nummerieren

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Speisen bereitstellen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Verkaufstische kontrollieren

    3 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Essen ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Geländerunden gehen

    2 Personen

  • Kassengeld zwischendurch sichern

    2 Personen

  • Verkaufsstände aufräumen

    4 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Geld und Unterlagen verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Teilnehmende über den Erlös informieren

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

    2 Personen

  • Rechnungen und Belege archivieren

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 40
  • KlappischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 6
  • KistenAnz. 30
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KassentischeAnz. 2
  • Anmeldetisch
  • AbsperrgitterAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • BatterienAnz. 24
  • TaschenrechnerAnz. 2
  • Kartenterminal
  • FunkgeräteAnz. 4

Geschirr

  • TassenAnz. 50
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • SchälchenAnz. 12
  • SchüsselnAnz. 8

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KüchentücherAnz. 12

Dekoration

  • PreisschilderAnz. 300
  • VerkaufsplatznummernAnz. 40
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 12
  • PosterAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • AußenlampenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 30
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • DesinfektionsgelAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Hole die Genehmigung für den Schulhof früh ein und bestätige Datum und Ort erst danach. Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen zu Nutzung, Aufsicht oder Haftung Zeit kosten können.
  • Lege die Marktregeln fest, bevor du das Anmeldeformular verschickst. Beschreibe unter anderem Standgröße, erlaubte Waren, Aufbauzeit und Zahlungsabwicklung, damit du später nicht jede Anmeldung einzeln nachverhandeln musst.
  • Reserviere Tische, Stühle, Klapptische, Kleiderständer und Partyzelte nach der erwarteten Teilnehmerzahl. Rechne zusätzlich mit mindestens einem Anmeldetisch und einem separaten Kassentisch, damit Einlass und Verkauf nicht durcheinanderlaufen.
  • Erstelle Aufsichts- und Kassenplan spätestens eine Woche vor dem Flohmarkt. Teile feste Schichten ein, bestimme Verantwortliche für Wechselgeld und Bargeld und prüfe, ob Kartenterminal, Taschenrechner und Funkgeräte einsatzbereit sind.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, wo Verkaufsstände und Verpflegung stehen. Verlängerungskabel, Batterien, Kühlboxen und Thermoskannen werden häufig erst beim Aufbau vermisst – lege sie am Vorabend gesammelt bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich einen Schul-Flohmarkt anmelden?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Genehmigung für den Schulhof. Für Anmeldungen, Werbung, Platzvergabe und Helferplanung bleiben dann noch mindestens 3 bis 4 Wochen.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Schul-Flohmarkt?
Plane pro Verkaufs- oder Kassenbereich ungefähr 100 bis 150 Euro Wechselgeld ein, verteilt auf 5-, 10- und 20-Euro-Scheine sowie Münzen. Hole das Bargeld spätestens am Vortag ab und dokumentiere die Ausgabe.
Wann sollte man die Verkaufsplätze beim Schul-Flohmarkt zuweisen?
Weise die Verkaufsplätze etwa 7 bis 10 Tage vor dem Termin zu, sobald die Teilnehmerzahl feststeht. Schicke Lageplan, Aufbauzeit und Standregeln anschließend gesammelt an alle Teilnehmenden.
Wie viele Helfer braucht ein Schul-Flohmarkt?
Für einen Schul-Flohmarkt mit bis zu 30 Verkaufsständen solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einplanen. Besetze damit Anmeldung, Aufsicht, Kasse, Aufbau und Abbau und teile die Aufgaben in feste Schichten ein.

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