Checklist completa para un mercadillo escolar

Un mercadillo escolar necesita más coordinación que una simple jornada de ventas. Antes de anunciarlo, tendrás que confirmar la fecha, conseguir permiso para el patio y fijar unas normas claras para los puestos. Después vienen las inscripciones, la asignación de mesas, los turnos de supervisión y el plan de caja. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material necesario para que el montaje, la venta y el cierre estén cubiertos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Gestionar permiso para el patio de la escuela
2 personas
Establecer las normas del mercado
2 personas
Organizar los puestos de venta
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Diseñar el cartel promocional
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos de venta
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Hacer el horario de supervisión
2 personas
Elaborar el plan de caja y cambio
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Reservar mesas y sillas
Reservar carpas de fiesta
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el número de participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger efectivo
2 personas
Comprobar consumiciones
2 personas
Ordenar las etiquetas de precio
2 personas
Preparar los recibos
Limpiar el recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los alimentos
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Revisar las mesas de venta
3 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Atender la caja
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir la comida
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Hacer rondas por el recinto
2 personas
Asegurar temporalmente el dinero de caja
2 personas
Recoger los puestos de venta
4 personas
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Guardar el dinero y la administración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre los ingresos
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Archivar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 6
Cajonescant. 30
Cajas de almacenajecant. 12
Mesas de cajacant. 2
Mesa de registro
Vallas de separacióncant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 24
Calculadorascant. 2
Terminal de pago
Walkie-talkiescant. 4

Vajilla

Tazascant. 50
Vasoscant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Cuencoscant. 12
Bandejascant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Etiquetas de preciocant. 300
Números de puesto de ventacant. 40
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Cartelescant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladorescant. 20
Cinta adhesivacant. 10
Mantelescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4
Linternascant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Gel desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el patio y las normas antes de enviar invitaciones. Si anuncias el mercadillo sin permiso confirmado, cualquier cambio afectará a participantes, carteles y horarios.
Deja al menos 2 semanas para las inscripciones y confirma el número final de participantes antes de asignar los puestos. Así sabrás cuántas mesas, sillas y carpas necesitas realmente.
Prepara un turno de supervisión con bloques de 1 a 2 horas y un responsable por zona. Incluye también a una persona de reserva para cubrir ausencias el mismo día.
Calcula el efectivo y el cambio por adelantado, y separa la mesa de caja de la mesa de registro. Lleva calculadoras y, si se acepta pago electrónico, comprueba el terminal antes de abrir.
Comprueba el pronóstico y la electricidad 48 horas antes. Las carpas, los alargadores, las regletas y las baterías deben estar asignados a una zona concreta, no simplemente guardados en cajas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo escolar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva primero el patio y el mobiliario; deja las últimas 48 horas para confirmar participantes, revisar el tiempo y preparar el efectivo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo escolar?: Calcula al menos 1 supervisor por zona y 1 persona adicional para registro o caja. Para turnos de 1 a 2 horas, prepara una lista de sustitutos para cubrir cancelaciones.
¿Cuándo hay que asignar los puestos de venta?: Asígnalos cuando se cierre el plazo de inscripción y se confirme el número de participantes, normalmente entre 7 y 10 días antes. Envía a cada participante su ubicación y horario al menos 5 días antes.
¿Qué hay que revisar el día anterior al mercadillo escolar?: Confirma el pronóstico, la electricidad, las mesas, las sillas y las carpas; prepara también cajas, cambio, vasos y material de registro. Haz esta revisión entre 24 y 48 horas antes para poder sustituir lo que falte.

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