Organiser une brocante de charité, étape par étape

Une brocante de charité réussie se prépare dans un ordre précis : valider le lieu et les autorisations, fixer les règles pour les vendeurs, puis ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les bénévoles, l’installation des stands, les paiements et la collecte des dons. Les oublis les plus fréquents concernent la monnaie, l’alimentation électrique, les déchets et les informations pratiques pour accéder au site. Ce plan vous aide à répartir les 73 tâches et le matériel nécessaire sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les exigences de permis
3
Faire une réservation auprès du lieu
4
Définir l’objectif de la collecte de fonds
2 personnes
5
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier un message sur les réseaux sociaux
9
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les vendeurs
2 personnes
13
Inscrire les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer la location du stand
15
Convenir de l’évacuation des déchets
16
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
17
Définir les moyens de paiement
2 personnes
18
Commander de la monnaie
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Réserver des tables et des chaises
21
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
22
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
23
Vérifier les prévisions météo
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer l’argent liquide
2 personnes
26
Créer les étiquettes et les étiquettes de prix
2 personnes
27
Préparer les panneaux d'information
2 personnes
28
Sceller la boîte de dons
2 personnes
29
Trier le stock
4 personnes
30
Remplir les portants à vêtements
2 personnes
31
Remplir les glacières
2 personnes
32
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes

Événement

33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Contrôler le site
2 personnes
35
Monter les tentes de réception
6 personnes
36
Installer les tables
4 personnes
37
Numéroter les stands
2 personnes
38
Accueil des vendeurs
3 personnes
39
Indiquer le stand aux vendeurs
3 personnes
40
Aménager les stands
6 personnes
41
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
42
Installer la caisse
2 personnes
43
Installer la boîte à dons
2 personnes
44
Installer les panneaux d’entrée et d’itinéraire
2 personnes
45
Mettre les boissons au frais
2 personnes
46
Préparer les en-cas
3 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Tenir la caisse
2 personnes
49
Assurer le service traiteur
3 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Réapprovisionner les étiquettes de prix
56
Soutenir les vendeurs
2 personnes
57
Enregistrer les dons
2 personnes
58
Annoncer le dernier tour de vente
59
Faire sortir les vendeurs
3 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Démonter les tables
4 personnes
63
Démonter les tentes de fête
6 personnes
64
Trier le matériel restant
4 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Emballer le matériel
3 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Déposer les recettes en espèces
2 personnes
71
Transférer le montant du don
2 personnes
72
Remercier les vendeurs
2 personnes
73
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 40
Portants à vêtementsqté 8
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 12
Porte-numéros de standqté 24
Caisses de rangementqté 30
Cintresqté 120

Équipement

Caisse
Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Mégaphone
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Bacs à plantesqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs à vaisselleqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Paiement

Boîte de dons
Caisses à monnaieqté 3
Bacs à monnaieqté 3

Administration

Listes des vendeursqté 30
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 24
Marqueursqté 12
Étiquettes de prixqté 1000
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Bloc-notesqté 6

Communication

Panneaux de directionqté 10
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Affichesqté 30
Étiquettes de standqté 30

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Piquets solidesqté 32
Sangles d'arrimageqté 16
Piles de lampe torcheqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et les éventuelles autorisations au moins 8 semaines avant la brocante. Réservez les tables, chaises et tentes dès que le site est validé, car leur disponibilité limite souvent la capacité d’accueil.
Définissez les conditions des vendeurs avant d’envoyer les invitations : montant ou mode de participation, horaires d’arrivée, dimensions d’un stand et règles pour les invendus. Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement afin de répartir les emplacements et les besoins alimentaires.
Préparez un plan des stands avec un numéro pour chaque emplacement et transmettez-le aux vendeurs avant le jour J. Indiquez aussi l’itinéraire, le stationnement et l’heure de déchargement pour éviter les files à l’entrée.
Ne laissez pas les paiements au dernier moment : prévoyez une caisse, un terminal et la monnaie commandée plusieurs jours à l’avance. Testez les rallonges, multiprises et points d’alimentation avant l’installation, surtout si des machines à café ou bouilloires sont prévues.
Établissez les créneaux des bénévoles par blocs de 2 à 3 heures, avec une relève pour la caisse, l’accueil et le rangement. Vérifiez la météo 48 heures avant, puis adaptez les tentes, l’éclairage et la procédure d’évacuation des déchets.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante de charité ?: Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, la date et les autorisations ; gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, le planning et les achats.
Quand faut-il lancer les inscriptions des vendeurs ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la brocante et fixez une date limite 10 à 14 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de répartir les stands et d’envoyer les consignes pratiques.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une brocante de charité ?: Pour une petite brocante, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 à la caisse et 2 pour l’installation et le rangement, avec des relèves toutes les 2 à 3 heures. Ajoutez des bénévoles si les vendeurs sont nombreux ou si le site comporte plusieurs zones.
Quand préparer la caisse et la monnaie ?: Définissez les moyens de paiement au moins 2 semaines avant et commandez la monnaie 5 à 7 jours avant. Récupérez l’argent liquide la veille ou le matin même, puis comptez la caisse avec deux bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.