Organiser un quiz caritatif sans rien oublier
Un quiz caritatif demande plus que des questions et un micro. Il faut réserver la salle, choisir l’association, former les équipes et préparer un système de correction fiable. Cette checklist suit l’ordre utile, depuis la date et le programme jusqu’à l’installation des tables numérotées. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, questions de départage, tests techniques et préparation des lots pour les gagnants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu et la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Sélectionner l’association caritative
2 personnes
Définir les manches du quiz et les thèmes
3 personnes
Rédiger les questions du quiz
3 personnes
Vérifier les réponses et le comptage des points
2 personnes
Préparer les questions de départage
2 personnes
Fixer l’animateur du quiz
Fixer le jury et l’équipe de correction
Organiser les prix pour les gagnants
2 personnes
Contacter les sponsors et les donateurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les équipes et la répartition des tables
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Imprimer les fichiers du quiz
2 personnes
Tester la présentation et la musique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les prix et le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la technique et la présentation
2 personnes
Numéroter les tables du quiz
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager la restauration et le bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place les inscriptions et les paiements
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Faire le mot de bienvenue et expliquer le jeu
Animer les manches du quiz
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons de pause
3 personnes
Vérifier les réponses
3 personnes
Annoncer les gagnants et remettre les prix
2 personnes
Annoncer le montant des dons
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Déposer les recettes en sécurité
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les résultats et les photos
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tabourets de barqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Micro sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Câble HDMIqté 2
- Batteries externesqté 2
Cuisine
- Glacièresqté 3
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 6
- Décorations de tableqté 8
- Numéros de tableqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampes LEDqté 6
Catering
- Courses
Matériel de quiz
- Formulaires de réponseqté 120
- Stylosqté 80
- Stylos de réserveqté 20
- Télécommande de présentation
- Calculatricesqté 6
- Feuilles de scoreqté 20
- Livrets de quizqté 10
Administration
- Liste des participantsqté 2
- Caisse à espèces
- Terminal de paiement
- Étiquettes nominativesqté 70
- Formulaires d'inscriptionqté 70
- Dossiers d’information pour l’association caritativeqté 60
- Monnaie
Communication
- Panneaux du programmeqté 4
- Panneaux indicateursqté 6
- Affiche d’annonceqté 4
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 6
Nettoyage
- Gants de nettoyageqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Seauxqté 2
- Raclette de sol
- Balai et pelle
- Poubellesqté 6
Sécurité
- Lampes de pocheqté 2
- Pilesqté 12
Conseils
- Bloquez la date et la salle au moins 8 semaines à l’avance. Vérifiez notamment la capacité en tables, l’accès à l’électricité et la possibilité de projeter les questions.
- Préparez les questions au plus tard 3 semaines avant le quiz, puis faites relire chaque réponse par une deuxième personne. Prévoyez au moins 5 questions de départage pour éviter une égalité interminable.
- Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de créer les équipes et la répartition des tables. Demandez en même temps les allergies et régimes alimentaires de chaque participant.
- Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le micro sans fil et le câble HDMI 2 à 3 jours avant. Gardez des rallonges, multiprises et batteries externes accessibles, pas dans un carton fermé.
- Préparez les prix, les fichiers imprimés et les numéros de table la veille. Le jour même, prévoyez au moins 90 minutes pour ouvrir la salle, installer les tables et chaises, puis tester la présentation et la musique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un quiz caritatif ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, contacter les sponsors, promouvoir l’événement et préparer puis vérifier les questions.
- Quand fermer les inscriptions à un quiz caritatif ?
- Fermez-les 5 à 7 jours avant la soirée. Vous pourrez ainsi confirmer les participants, recueillir les besoins alimentaires et établir les équipes ainsi que la répartition des tables.
- Combien de questions prévoir pour un quiz caritatif ?
- Prévoyez généralement 6 à 8 manches de 8 à 10 questions, selon la durée souhaitée. Ajoutez au moins 5 questions de départage et faites vérifier toutes les réponses avant impression.
- Combien de temps faut-il pour installer une salle de quiz ?
- Comptez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Il faut installer les tables et les chaises, numéroter les tables, brancher la technique, préparer les fichiers et vérifier le son et la projection.
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