Organiser une quiz de bienfaisance, étape par étape

Une quiz de bienfaisance demande surtout une bonne préparation en amont : choisir l’association, fixer le format et construire un déroulé qui tient dans la soirée. Commence par réserver la salle et définir la date, puis avance sur les questions, l’animation et les inscriptions. Les derniers jours servent à confirmer les équipes, tester la technique et préparer les lots. Le soir même, prévois une équipe distincte pour l’accueil, la correction et la gestion des scores.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Sélectionner l’association caritative
2 personnes
4
Définir les manches du quiz et les thèmes
3 personnes
5
Rédiger les questions du quiz
3 personnes
6
Vérifier les réponses et le comptage des points
2 personnes
7
Préparer les questions de départage
2 personnes
8
Fixer l’animateur du quiz
9
Fixer le jury et l’équipe de correction
10
Organiser les prix pour les gagnants
2 personnes
11
Contacter les sponsors et les donateurs
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Créer les équipes et la répartition des tables
2 personnes
17
Confirmer les inscriptions
2 personnes
18
Imprimer les fichiers du quiz
2 personnes
19
Tester la présentation et la musique
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Préparer les prix et le matériel
2 personnes

Événement

22
Ouvrir le lieu
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer la technique et la présentation
2 personnes
25
Numéroter les tables du quiz
2 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Aménager la restauration et le bar
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer les en-cas
3 personnes
30
Mettre en place les inscriptions et les paiements
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
3 personnes
32
Accueillir les participants
3 personnes
33
Faire le mot de bienvenue et expliquer le jeu
34
Animer les manches du quiz
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir les amuse-bouches et les boissons de pause
3 personnes
37
Vérifier les réponses
3 personnes
38
Annoncer les gagnants et remettre les prix
2 personnes
39
Annoncer le montant des dons
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Collecter et trier les déchets
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Réfrigérer les restes
2 personnes
47
Fermer le lieu
2 personnes
48
Déposer les recettes en sécurité
2 personnes
49
Envoyer un message de remerciement
50
Partager les résultats et les photos
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Batteries externesqté 2

Cuisine

Glacièresqté 3
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Décorations de tableqté 8
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Matériel de quiz

Formulaires de réponseqté 120
Stylosqté 80
Stylos de réserveqté 20
Télécommande de présentation
Calculatricesqté 6
Feuilles de scoreqté 20
Livrets de quizqté 10

Administration

Liste des participantsqté 2
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Étiquettes nominativesqté 70
Formulaires d'inscriptionqté 70
Dossiers d’information pour l’association caritativeqté 60
Monnaie

Communication

Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Affiche d’annonceqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 6

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 2
Raclette de sol
Balai et pelle
Poubellesqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 2
Pilesqté 12

Conseils

Bloque le programme avant d’écrire les questions : prévois par exemple 5 à 7 manches, avec 10 questions chacune, et garde 2 ou 3 questions de départage prêtes.
Fais relire toutes les réponses par au moins une deuxième personne avant l’impression. Une réponse ambiguë ou un barème différent selon les tables ralentit immédiatement la correction.
Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant la soirée pour créer les équipes, répartir les tables et recueillir les besoins alimentaires sans improviser à l’accueil.
Teste la présentation, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs et le micro au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et le câble HDMI de secours.
Prépare les prix, les feuilles du quiz et les numéros de table dans des piles séparées avant l’ouverture de la salle. Cela évite de chercher le matériel pendant la première manche et facilite l’installation des tables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une quiz de bienfaisance ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Les deux premières semaines servent à réserver la salle, choisir l’association et fixer le format ; les 10 derniers jours sont consacrés aux inscriptions, aux questions et à la logistique.
Combien de questions faut-il prévoir pour une quiz de bienfaisance ?: Pour une soirée de 2 à 3 heures, prévois généralement 50 à 70 questions réparties en 5 à 7 manches. Ajoute 2 ou 3 questions de départage afin de pouvoir trancher rapidement en cas d’égalité.
Quand faut-il arrêter les inscriptions et former les équipes ?: Arrête les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de créer les équipes, de répartir les tables et de noter les besoins alimentaires.
Combien de personnes faut-il pour encadrer la soirée ?: Prévois au minimum 4 personnes en plus de l’animateur : 2 pour la correction et les scores, 1 pour l’accueil et les inscriptions, et 1 pour la technique ou les imprévus. Pour plus de 10 tables, ajoute au moins une personne à la correction.

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