Checklist pour organiser une braderie sans rien oublier

Une braderie réussie se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si elle occupe une rue ou une place publique. Commence par confirmer la date et le lieu, puis règle les autorisations, l’assurance et la fermeture éventuelle de la rue. Ensuite, recrute les exposants, réserve les stands et organise les besoins pratiques : sanitaires, électricité, stationnement, bénévoles et paiements. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’à l’installation et à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier l’assurance
Demander une fermeture de rue
Réserver les sanitaires
Réserver les stands et les tables
Répertorier les points d’alimentation électrique
Recruter des stands de vente
2 personnes
Envoyer les conditions de participation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Établir le plan de parking et de chargement
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer une liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Changer l'argent liquide
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
Déterminer les prix de vente
2 personnes
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer le plan
Imprimer le déroulé
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester les guirlandes lumineuses
2 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les stands de vente
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Aménager le point de restauration
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Afficher les tarifs
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Faire la ronde d’ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Accompagner les ventes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Accompagner le déchargement des exposants
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Trier le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Rassembler les factures
Remercier les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 10
Chariots de transportqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceintes sur batterieqté 2
Microphone
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Vitrines réfrigéréesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 6
Verres doseursqté 3
Balances de cuisineqté 2
Pains de glaceqté 24
Plateaux de service en aluminiumqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Poids pour ballonsqté 12
Banderolesqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Porte-prixqté 30
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve les stands, tables, tentes et sanitaires dès que la date et le lieu sont confirmés : les disponibilités diminuent rapidement, surtout pour une braderie en plein air.
Envoie les conditions de participation avec les invitations, puis mets à jour la liste des exposants après chaque inscription. Demande aussi leurs besoins alimentaires et électriques avant de réaliser le plan.
Prépare un plan séparant les emplacements de vente, les points d’alimentation électrique, le chargement et le stationnement. Transmets-le aux exposants plusieurs jours avant la braderie pour éviter les arrivées désordonnées.
Prévois une équipe de bénévoles avec des rôles précis : installation, accueil, orientation, surveillance et rangement. Crée une liste de contacts unique avec les numéros de l’organisateur, des responsables et des prestataires.
La veille, vérifie la météo, réfrigère les produits frais, prépare les étiquettes de prix et change la monnaie. Pour les paiements, teste les terminaux mobiles et prévois une solution de secours si le réseau ou l’électricité pose problème.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver le matériel, de recruter les exposants et de finaliser le plan d’installation au moins 7 jours avant l’événement.
Quelles autorisations faut-il pour une braderie dans la rue ?: Cela dépend de la commune et du lieu, mais une occupation de l’espace public et une fermeture de rue peuvent nécessiter une déclaration ou une autorisation distincte. Contactez la mairie au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue.
Combien de tables faut-il prévoir pour les exposants ?: Calculez le nombre de tables à partir des emplacements confirmés, puis ajoutez une réserve de 5 à 10 % pour les besoins de dernière minute, l’accueil ou les stands qui nécessitent une table supplémentaire.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez les premières conditions au moment des inscriptions, puis un message récapitulatif 7 à 10 jours avant la braderie. Ajoutez l’horaire d’arrivée, le plan de chargement, l’emplacement, les contacts et les règles concernant l’électricité.

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