Flohmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Flohmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Verkäufer. Du musst früh klären, ob Genehmigungen, Versicherung und eine Straßensperrung nötig sind, und anschließend Stände, Toiletten, Strom und Helfer koordinieren. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zur Ausgabe von Standplätzen und dem Verkaufstag. Besonders häufig werden Ladewege, Bargeld, wetterfeste Ausstattung und klare Informationen für Standbetreiber zu spät geregelt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Versicherung prüfen
Straßensperrung beantragen
Toiletteneinrichtungen reservieren
Stände und Tische reservieren
Stromanschlüsse festlegen
Verkaufsstände werben
2 Personen
Teilnahmebedingungen verschicken
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Aussteller einteilen
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Ernährungswünsche erfassen
Informationen an Standbetreiber senden
Park- und Ladeplan erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Kontaktliste erstellen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Bargeld wechseln
Kühlwaren kühlen
2 Personen
Verkaufspreise festlegen
2 Personen
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
Lageplan drucken
Drehbuch ausdrucken
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Lichterketten testen
2 Personen
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Absperrungen aufstellen
4 Personen
Stände ausladen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Verkaufsstände markieren
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Infopunkt einrichten
2 Personen
Zahlstelle einrichten
2 Personen
Gastronomiebereich einrichten
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Preisliste aufhängen
2 Personen
Mülleimer aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Eröffnungsrunde laufen
2 Personen

Event

Besucher begrüßen
4 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Verkauf begleiten
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Gelände sauber halten
2 Personen
Licht und Strom kontrollieren
Standbetreiber über den Abschluss informieren
2 Personen
Verkauf abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Standbetreiber beim Ausladen begleiten
4 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Stände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Absperrungen entfernen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat sortieren
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
Rechnungen sammeln
Aussteller bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 20
TischeAnz. 12
StühleAnz. 40
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 10
TransportwagenAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Akku-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mobile ZahlungsterminalsAnz. 2
KühlvitrinenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenwaagenAnz. 2
KühlelementeAnz. 24
Aluminium-ServierplattenAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallongewichteAnz. 12
BannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
PreishalterAnz. 30
TischdeckenAnz. 20
KreidetafelnAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standplätze und Ladezonen spätestens 2 Wochen vorher fest. Ein einfacher Park- und Ladeplan verhindert, dass Transportwagen, Tische und Marktstände am Veranstaltungstag Wege blockieren.
Schicke Teilnahmebedingungen und Aufbauzeiten mindestens 7 Tage vor dem Flohmarkt an alle Standbetreiber. Nenne darin auch Zufahrt, Standgröße, Stromanschlüsse und eine Kontaktperson.
Prüfe Genehmigungen, Versicherung und eine mögliche Straßensperrung frühzeitig. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Wochen Vorlauf ein, weil Rückfragen der Behörden den Aufbau sonst verzögern können.
Teile Helfer in feste Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und erstelle eine Kontaktliste. Für Einlass, Aufbau, Besucherfragen, Strom und Abbau sollte jederzeit eine verantwortliche Person erreichbar sein.
Bereite Preisschilder, Bargeld und mobile Zahlungsterminals am Vortag vor. Kontrolliere außerdem Verlängerungskabel, Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Akku-Lautsprecher, damit fehlende Ausstattung nicht erst beim Aufbau auffällt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Flohmarkt anmelden?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen und Meldungen. Für eine Straßensperrung oder besondere Nutzung öffentlicher Flächen kann zusätzlicher Vorlauf erforderlich sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Flohmarkt?: Plane mindestens eine Person für die Ankunft und Einteilung, eine für Besucherfragen und eine für den Auf- oder Abbau ein. Bei vielen Ständen sind Schichten von 2 bis 3 Stunden sinnvoll, damit die Aufgaben nicht an einzelnen Personen hängen bleiben.
Was muss man Flohmarkt-Verkäufern vorher mitteilen?: Sende die Informationen spätestens 7 Tage vorher. Dazu gehören Aufbauzeit, Standplatz, Zufahrt, Ladezone, Teilnahmebedingungen, Stromregelung und eine Telefonnummer für den Veranstaltungstag.
Was sollte man am Tag vor dem Flohmarkt vorbereiten?: Bereite Preisschilder, Bargeld, Teilnehmerliste und Standplan vor und prüfe die technische Ausstattung. Kühlwaren sollten gekühlt und Kühlelemente spätestens am Vorabend bereitgelegt werden.

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