Checklist para organizar una feria paso a paso

Organizar una feria requiere coordinar permisos, puestos, expositores, suministros y personas en un orden concreto. Empieza por confirmar la fecha y el lugar; después reserva instalaciones, tramita avisos y define cómo funcionarán las conexiones eléctricas, la carga y el aparcamiento. Durante las semanas previas tendrás que cerrar participantes, voluntarios, precios y necesidades dietéticas. Esta checklist reúne 87 tareas y 50 artículos para que llegues al día de la feria con cada área comprobada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Gestionar permisos y notificaciones
Comprobar el seguro
Solicitar el corte de calle
Reservar instalaciones de aseo
Reservar puestos y mesas
Registrar los puntos de conexión eléctrica
Contratar puestos de venta
2 personas
Enviar las condiciones de participación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los expositores
Elaborar el plan de aparcamiento y carga
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear una lista de contactos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Cambiar efectivo
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
Fijar los precios de venta
2 personas
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Imprimir el plano
Imprimir el plan de trabajo
Reunir los materiales
3 personas
Probar las guirnaldas de luces
2 personas
Preparar protección contra la lluvia
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar las barreras
4 personas
Descargar los puestos
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Marcar los puestos de venta
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de información
2 personas
Montar el punto de pago
2 personas
Montar el punto de catering
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Realizar la ronda de apertura
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Atender el punto de información
2 personas
Supervisar la venta
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener limpio el recinto
2 personas
Comprobar la iluminación y la electricidad
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
Cerrar ventas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Coordinar la descarga de los expositores
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar las barreras
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Clasificar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Recopilar facturas
Agradecer a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 10
Carros de transportecant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavoces con bateríacant. 2
Micrófono
Terminales de pago móvilescant. 2
Vitrinas refrigeradascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Termoscant. 6
Jarras para servircant. 6
Jarras medidorascant. 3
Básculas de cocinacant. 2
Acumuladores de fríocant. 24
Bandejas de servir de aluminiocant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Pesos para globoscant. 12
Banderolascant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Portaprecioscant. 30
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos con varias semanas de margen. Si necesitas cortar una calle, tramita la solicitud antes de comunicar horarios definitivos a expositores y visitantes.
No dejes los puestos para el final: confirma vendedores, envía las condiciones de participación y asigna cada espacio antes de preparar el plano de carga y aparcamiento.
Haz un inventario de electricidad por puesto. Anota cada punto de conexión, calcula dónde irán los cables y regletas, y comprueba que las máquinas de café, vitrinas refrigeradas y altavoces puedan funcionar sin sobrecargar la instalación.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana. Envía a los expositores la información de montaje, horarios, contactos y ubicación asignada.
Prepara las compras y el dinero en los últimos días: enfría los productos refrigerados, cambia efectivo, fija los precios y coloca las etiquetas antes de abrir. Revisa también el pronóstico y confirma los voluntarios, los aseos y el material de transporte el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, seguro y corte de calle. Reserva puestos, aseos y equipamiento en cuanto tengas una previsión de asistentes.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?: Haz la asignación entre 2 y 3 semanas antes de la feria, cuando ya conozcas los participantes confirmados y sus necesidades. Envía entonces el plano, el horario de montaje y las instrucciones de carga.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: Como referencia, planifica 1 voluntario por cada 25-30 asistentes previstos, además de una persona responsable de coordinación. Reparte los turnos con al menos 7 días de antelación para cubrir montaje, atención y desmontaje.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria?: Comprueba el pronóstico, enfría los productos, prepara precios y etiquetas, revisa las conexiones eléctricas y confirma contactos, voluntarios y proveedores. Deja listos los carros, vasos, bandejas y equipos que no necesiten permanecer refrigerados.

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