Organiser une braderie sans rien oublier

Une braderie se prépare bien avant l’installation des premiers stands. Il faut obtenir les autorisations, assurer le site, inscrire les exposants et prévoir un plan clair pour les tables, les tentes, les livraisons et les branchements électriques. Les dernières heures servent surtout à préparer la monnaie, trier les achats, numéroter les stands et vérifier la météo. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre où elles doivent être traitées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations de stands
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Réserver les sanitaires
Publier le plan du site
Publier les informations de stationnement
Informer les exposants
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les modalités de livraison
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Établir le plan de caisse et de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Retirer de la monnaie
Trier les courses
2 personnes
Préparer les numéros de stand
2 personnes
Préparer les dossiers d’information
2 personnes

Événement

Inscrire les tenanciers de stand
3 personnes
Dégager les voies d'accès
3 personnes
Monter les stands
8 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le stand de restauration
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Tester le terminal de paiement
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
4 personnes
Vérifier les derniers articles à vendre
4 personnes
Préparer les informations visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Tenir les stands
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les repas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Maintenir les allées des stands dégagées
2 personnes
Réapprovisionner les stocks
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Maintenir les espaces de repos propres
2 personnes
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
Finaliser la vente
8 personnes
Raccompagner les responsables de stand
4 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Couper l’électricité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les stands
8 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ranger les restes
2 personnes
Ranger le matériel de paiement en sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 40
Tentes de réceptionqté 8
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 8
Planches de standqté 80
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20
Chariots de transportqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 16
Rallonges électriques extérieuresqté 10
Multiprisesqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externesqté 6
Mégaphone à main
Diablesqté 2

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 200
Assiettesqté 150
Bolsqté 50
Couvertsqté 150
Cuillères de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 20
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 12
Porte-étiquettes de standqté 40
Panneaux d’affichageqté 6
Chevalets de trottoirqté 6
Panneaux en ardoiseqté 12
Braceletsqté 500

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 20
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 40
Gants de cuisineqté 4
Supports pour filmqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 20
Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Sprays nettoyantsqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-toutqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant la braderie : vérifie les autorisations nécessaires et l’assurance avant de confirmer le lieu ou les exposants.
Fixe une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant l’événement. Demande aussi les besoins alimentaires et confirme la réservation de chaque stand pour éviter les emplacements vacants.
Publie le plan du site et les informations de stationnement au moins 7 jours avant. Indique clairement les accès pour les exposants, les visiteurs, les livraisons et les personnes qui utilisent un chariot ou un diable.
Prévois un responsable pour environ 8 à 10 bénévoles et répartis les rôles avant le jour J : accueil, installation, caisse, orientation, réassort et rangement. Sans planning écrit, les mêmes personnes se retrouvent souvent à tout gérer.
Vérifie 48 heures avant les prévisions météo, les rallonges extérieures, les multiprises, les batteries des terminaux de paiement et la monnaie. Prépare les numéros de stand, trie les courses et rassemble le matériel la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une braderie ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations et l’assurance, contacter les exposants, réserver les sanitaires et organiser les fournisseurs.
Quand fixer la date limite d’inscription des exposants ?: Fixe-la environ 2 à 3 semaines avant la braderie. Tu auras alors le temps de confirmer les stands, établir le plan du site et informer chaque exposant de son emplacement et des modalités de livraison.
Combien de bénévoles faut-il pour une braderie ?: Prévois environ 1 bénévole pour 8 à 10 personnes ou stands à accompagner, puis ajoute au moins 2 personnes pour l’installation et le rangement. Pour 40 stands, une équipe de 6 à 8 bénévoles permet de couvrir les principaux rôles.
Quand préparer le matériel et la monnaie ?: Rassemble le mobilier, les tentes, l’éclairage et le matériel de paiement la veille. Retire la monnaie et vérifie les terminaux de paiement 24 à 48 heures avant, afin de pouvoir remplacer un équipement défectueux à temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.