Checklist para organizar una feria sin olvidar nada

Organizar una feria exige coordinar puestos, proveedores, permisos, pagos y circulación de visitantes en un mismo plan. Esta checklist reúne 75 tareas y 57 materiales para avanzar en el orden correcto, desde la distribución del mercado hasta el desmontaje. Incluye controles que suelen hacerse demasiado tarde, como confirmar las reservas, revisar la corriente disponible y preparar el cambio en efectivo. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Hacer la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas de puestos
2 personas
Reservar proveedores
Reservar instalaciones de aseo
Publicar el plano
Publicar información de estacionamiento
Informar a los expositores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar los acuerdos de entrega
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Elaborar el plan de caja y pagos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Conseguir cambio en efectivo
Clasificar las compras
2 personas
Preparar los números de puesto
2 personas
Preparar los paquetes de información
2 personas

Evento

Registrar a los titulares de puestos
3 personas
Liberar los accesos
3 personas
Montar los puestos
8 personas
Montar carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Tender los cables de alimentación
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el puesto de comida
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Probar el dispositivo de pago
Realizar el control de seguridad
2 personas
Guiar a los puestos hasta su lugar
4 personas
Comprobar la mercancía de última venta
4 personas
Preparar la información para visitantes
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Atender los puestos
8 personas
Servir café y té
3 personas
Servir la comida
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener libres las rutas de los puestos
2 personas
Reabastecer el stock
2 personas
Registrar objetos perdidos
Mantener limpias las zonas de descanso
2 personas
Informar a los titulares de puestos sobre el cierre
2 personas
Cerrar la venta
8 personas
Acompañar a los titulares del stand
4 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los puestos
8 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Guardar los restos
2 personas
Guardar el material de pago de forma segura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 40
Carpas de fiestacant. 8
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 50
Mesas altascant. 8
Tablones del puestocant. 80
Mantelescant. 20
Percheroscant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Alargadores de exteriorcant. 10
Regletascant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Terminales de pagocant. 2
Baterías externascant. 6
Megáfono de mano
Carros de manocant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos reutilizablescant. 200
Platoscant. 150
Cuencoscant. 50
Cubiertoscant. 150
Cucharones de servircant. 8
Jarras para servircant. 8
Bandejascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 20
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 12
Portacarteles de nacimientocant. 40
Tableros de corchocant. 6
Carteles de aceracant. 6
Pizarrascant. 12
Pulserascant. 500

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 40
Guantes de hornocant. 4
Portarrollos de filmcant. 2

Limpieza

Papeleracant. 20
Recogedor y escobacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Sprays de limpiezacant. 6
Pinzas para residuoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el seguro antes de confirmar públicamente la feria; así puedes ajustar el plano, el número de puestos y las condiciones de montaje con tiempo.
Prepara la distribución del mercado al menos 2 semanas antes y envía después el plano, la información de estacionamiento y las instrucciones de carga a cada expositor.
Confirma proveedores, aseos y acuerdos de entrega entre 7 y 14 días antes. No dejes para la víspera la comprobación de horarios ni de los puntos de corriente.
Asigna los voluntarios por franjas y funciones con una lista escrita. Prevé al menos una persona para orientar a expositores, otra para cobros y otra para resolver incidencias durante el montaje.
El día anterior revisa el pronóstico, clasifica las compras y reúne el material por puesto. Prepara también los números de puesto, los terminales de pago, las baterías externas y el cambio en efectivo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios puestos, proveedores y voluntarios. Los permisos, el seguro y la distribución del mercado deben revisarse durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo debo confirmar los puestos de una feria?: Confirma las reservas entre 3 y 4 semanas antes y vuelve a comprobarlas entre 7 y 10 días antes. En ese segundo contacto, confirma horarios de llegada, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria?: Revisa el tiempo, haz la compra, reúne los materiales y clasifica todo por puesto. Deja preparados los números de puesto, el cambio en efectivo y los equipos de pago como mínimo 12 horas antes de abrir.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una feria?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 10 puestos durante el montaje y añade 2 personas para coordinación y cobros. Si la feria dura más de 4 horas, organiza turnos de 2 a 3 horas para evitar puestos sin cobertura.

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