Checklist pour organiser une braderie sans rien oublier

Une braderie se prépare comme un petit marché : il faut coordonner les exposants, les autorisations, la circulation et l’installation des stands. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis avance vers les inscriptions, le plan des emplacements et les réservations. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, vérifier la météo, préparer les paiements et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble les 77 tâches et les 59 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements
2 personnes
Recenser les besoins en énergie
Faire les réservations
Élaborer le plan
2 personnes
Vérifier le plan de circulation
2 personnes
Informer les résidents
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Faire réaliser les imprimés
Confirmer les exposants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les exposants
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Changer l'argent liquide
Préparer les caisses et les cageots
2 personnes
Communiquer le plan météo
Préparer les points de collecte des déchets
2 personnes
Installer les barrières
4 personnes
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
Décharger les stands et les tentes
6 personnes
Monter les stands
6 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Informer l’équipe
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Maintenir les voies de circulation dégagées
2 personnes
Accompagner les visiteurs lors du dernier tour
3 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
3 personnes
Ranger la caisse en lieu sûr
2 personnes
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Faire la caisse
2 personnes
Trier le matériel de retour
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter les panneaux de circulation
2 personnes
Noter les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 15
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 20
Planches de standqté 30
Poids de standqté 30
Chariots de transportqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux néerlandaisqté 8
Bouquets de ballonsqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Affiches du programmeqté 25
Panneaux d’informationqté 6
Cartes avec numéro de standqté 15
Panneaux en ardoiseqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Batteries externesqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Enrouleursqté 4
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 6
Caisses pour espècesqté 3
Calculatricesqté 3
Agrafeusesqté 4
Massicots
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Pompes de désinfectant pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence les démarches administratives plusieurs semaines avant la braderie : autorisation, assurance et information des riverains peuvent demander des échanges ou des documents supplémentaires.
Fixe une date limite d’inscription pour les exposants, puis attribue les emplacements seulement après avoir recueilli leurs besoins en énergie et en alimentation. Cela évite de déplacer les stands au dernier moment.
Prévois le plan de circulation avant de confirmer l’implantation : indique les entrées, les sorties, les panneaux directionnels et les zones où les chariots peuvent passer.
Pour chaque stand, vérifie le mobilier et la stabilité : tables, tentes, poids de stand, rallonges et enrouleurs doivent être associés à un emplacement précis, pas seulement rangés dans une liste générale.
La veille, imprime le déroulé, rappelle les horaires aux exposants et prépare la monnaie. Vérifie aussi les terminaux de paiement, les batteries externes et les talkies-walkies avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une braderie ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à demander l’autorisation, vérifier l’assurance, contacter les fournisseurs et inviter les exposants. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations et les contrôles.
Combien de temps avant faut-il inscrire les exposants ?: Fixe une date limite d’inscription environ 4 semaines avant la braderie. Tu auras ensuite 1 à 2 semaines pour attribuer les emplacements, recueillir les besoins en énergie et confirmer la participation de chacun.
Que faut-il vérifier la veille d’une braderie ?: La veille, vérifie la météo, le matériel, les stands, les tentes, les poids, l’éclairage et les rallonges. Prépare aussi le déroulé imprimé, la monnaie et les horaires des bénévoles au moins 2 heures avant le début de l’installation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une braderie ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 pour la coordination de la circulation, puis ajoute 1 personne par zone importante du site. Répartis les rôles et les horaires avant le jour J, avec des relais de 2 à 3 heures.

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