Checklist pour organiser une braderie associative

Une braderie associative demande plus qu’une date et quelques tables. Il faut obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, répartir les stands et confirmer les exposants avant de communiquer largement. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent être suivis dans un même tableau. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer le matériel, les achats, la signalétique et l’accueil le jour de la braderie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Établir le plan des stands
2 personnes
Inventorier les stands des associations
2 personnes
Contacter les exposants externes
2 personnes
Envoyer le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les emplacements de stand
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser les informations du quartier
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Récupérer les imprimés
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Créer les informations pour les exposants
Imprimer la liste de contacts
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier la vaisselle
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Imprimer les listes de prix
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Préparer le matériel par stand
3 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan météo
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer le stand de restauration
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les déchets
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Annoncer le dernier tour de vente
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Charger le matériel
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les courses restantes
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Tables pliantesqté 4
Barrières de sécuritéqté 8
Tables hautesqté 6
Armoires de rangementqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Miroirsqté 2

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Terminal de paiement
Mégaphone à main
Imprimante d'étiquettes
Boîtes à outilsqté 3
Diablesqté 2
Passe-câblesqté 8
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Parapluies pliantsqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Pilesqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 18
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Porte-nomsqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Papier d’impressionqté 2
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4
Ciseauxqté 8
Agrafeuseqté 4
Agrafesqté 4
Étiquettes nominativesqté 150
Planchettes A4qté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Pinces de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6
Petites cuillères à caféqté 80
Saladiersqté 16
Paniers à couvertsqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Corbeilles à painqté 6
Thermosqté 6

Catering

Courses
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2
Mugs isothermesqté 100
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchons à voletqté 4
Pains de glaceqté 24
Listes de prixqté 20
Panneaux de menuqté 6
Cartes allergènesqté 12
Tiroirs-caissesqté 2
Caisse
Carnets de ticketsqté 6
Sets de stylosqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de travailqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 2
Tapis de toilettesqté 4

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez plusieurs semaines pour les demandes administratives et vérifiez l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions.
Dessinez le plan des stands avant de confirmer les emplacements. Prévoyez les tables, chaises, tentes, barrières et rallonges en fonction du nombre réel d’associations et d’exposants.
Fermez les inscriptions avec une date limite claire, puis envoyez à chaque exposant son emplacement, ses horaires d’arrivée et les informations pratiques. Cela évite les changements de dernière minute.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions : accueil, installation, circulation, caisse et rangement. Gardez une liste de contacts imprimée, car tout le monde ne sera pas joignable en ligne le jour même.
Faites les achats après avoir vérifié les besoins alimentaires et le stock disponible. Refroidissez les boissons à l’avance et regroupez la vaisselle, les caisses, le terminal de paiement, les panneaux et les piles dans des caisses identifiées.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une braderie associative ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quelles autorisations faut-il pour une braderie associative ?: Cela dépend du lieu, de l’occupation de l’espace et des activités prévues. Contactez la mairie ou le gestionnaire du site dès que la date est fixée, idéalement 6 à 8 semaines avant, et conservez les confirmations écrites.
Combien de bénévoles prévoir pour une braderie associative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la circulation ou l’installation et 1 pour la caisse pendant chaque créneau. Ajoutez des personnes pour le montage et le rangement, puis construisez des rotations de 2 à 3 heures.
Quand confirmer les stands aux exposants ?: Confirmez les emplacements dès que les inscriptions sont traitées, puis envoyez un rappel 7 à 10 jours avant la braderie. Le message doit préciser l’emplacement, l’horaire d’arrivée, le matériel fourni et les besoins particuliers signalés.

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