Verenigingsbraderie organiseren: checklist
Een verenigingsbraderie vraagt vooral om strak overzicht: wie staat waar, wanneer komt iedereen aan en wie houdt de verkoop, koffie en veiligheid in de gaten? Regel eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering. Daarna volgen het kramenplan, de aanmeldingen van verenigingsstands en externe standhouders en de vrijwilligersindeling. In de laatste week controleer je drukwerk, routeborden, reserveringen, boodschappen en koelproducten. Met deze checklist werk je van eerste besluit tot opruimen zonder belangrijke details te laten liggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Kramenplan maken
2 personen
Verenigingsstands inventariseren
2 personen
Externe standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Standplaatsen bevestigen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Buurtinformatie verspreiden
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Drukwerk ophalen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Standhoudersinformatie maken
Contactlijst afdrukken
Reserveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Servies sorteren
2 personen
Kassageld voorbereiden
2 personen
Prijslijsten afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Materialen per stand klaarzetten
3 personen
Versiering voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Weerplan klaarleggen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Kramen uitladen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Cateringstand inrichten
4 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Kassa bemannen
2 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afval legen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste verkoopronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Nazorg
Kramen afbouwen
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Materialen inladen
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materialen opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen
Facturen en bonnetjes ordenen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 8
- Klaptafelsaantal 4
- Afzethekkenaantal 8
- Statafelsaantal 6
- Opbergkastenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Spiegelsaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kassaboxenaantal 2
- Pinautomaat
- Handmegafon
- Labelprinter
- Gereedschapskistenaantal 3
- Steekwagensaantal 2
- Kabelmattenaantal 8
- Brandblussersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Oplaadstationsaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zakparaplu'saantal 6
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Ballonnenaantal 150
- Ballonpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 18
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 8
- Naambordhoudersaantal 20
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
- Printpapieraantal 2
- Plakbandaantal 8
- Ducttapeaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
- Touwaantal 4
- Schaaraantal 8
- Nietmachineaantal 4
- Nietjesaantal 4
- Naamstickersaantal 150
- A4-klemplankenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Messenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Lepelsaantal 100
- Serveertangenaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
- Koffielepeltjesaantal 80
- Schalenaantal 16
- Bestekbakkenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Broodmandenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Catering
- Boodschappen
- Serveerbladenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelvitrinesaantal 2
- Thermosbekersaantal 100
- Waterkannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Flessenopenersaantal 6
- Kur kentrekkersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
- Prijslijstenaantal 20
- Menubordenaantal 6
- Allergenenkaartenaantal 12
- Kassaladesaantal 2
- Geldkist
- Bonnenboekjesaantal 6
- Pennensetsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
- Handgelaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
- Toiletmattenaantal 4
Tips
- Maak het kramenplan zodra de eerste standhouders zich aanmelden. Reserveer ruimte voor looproutes, afzethekken, partytenten, elektriciteit en een plek waar vrijwilligers en bezoekers informatie kunnen krijgen.
- Stuur standhoudersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, standplaats, laad- en losafspraken, contactpersoon en wat zij zelf moeten meenemen.
- Plan vrijwilligers niet alleen voor de opening. Deel ook mensen in voor opbouw, ontvangst, koffie en drank, kassaboxen of pinautomaat, toezicht en opruimen; reken per taak op een back-up.
- Controleer stroom en verlichting minimaal drie dagen vooraf. Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen en leg ledlampen, batterijlantaarns en batterijen apart klaar voor donkere hoeken.
- Maak de laatste boodschappencontrole 24 uur voor de braderie. Zet dranken op tijd koud, sorteer servies en houd dieetwensen zichtbaar bij de reserveringen, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een verenigingsbraderie organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Start daarna direct met standhouders, vrijwilligers en communicatie; drukwerk en boodschappen komen in de laatste 1 tot 2 weken.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een verenigingsbraderie aanvragen?
- Vraag dit na bij de gemeente zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de braderie. De benodigde termijn verschilt per gemeente en hangt onder meer af van kramen, verkeer, geluid en openbare ruimte.
- Hoe maak ik een goed kramenplan voor een verenigingsbraderie?
- Werk het plan uiterlijk 3 weken vooraf uit en werk het bij tot de aanmeldingen sluiten. Houd looproutes vrij, groepeer verenigingsstands logisch en reserveer plaatsen voor horeca, informatie, stroom, afzethekken en laden en lossen.
- Wanneer moet ik vrijwilligers indelen voor een verenigingsbraderie?
- Maak de eerste indeling ongeveer 3 weken vooraf en bevestig alle diensten uiterlijk 7 dagen voor de braderie. Plan per dienst minimaal één verantwoordelijke en zorg voor overlap bij opbouw, wisselmomenten en afsluiting.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!