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Vereinsbraderie organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Vereinsbraderie braucht früh klare Zuständigkeiten, besonders wenn Vereinsstände, externe Anbieter und viele freiwillige Helfer beteiligt sind. Lege zuerst Datum, Ort und Genehmigungen fest, bevor du Standplätze bestätigst oder Einladungen verschickst. In den letzten Tagen entscheiden eine geprüfte Kontaktliste, gekühlte Getränke und ein verständlicher Standplan darüber, ob der Aufbau ruhig läuft. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt typische Punkte, die bei einer Braderie leicht zu spät erledigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Standplan erstellen

    2 Personen

  • Vereinsstände inventarisieren

    2 Personen

  • Externe Standbetreiber ansprechen

    2 Personen

  • Anmeldeformular versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Standplätze bestätigen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Volunteer-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Nachbarschaftsinformationen verteilen

    2 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Drucksachen abholen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen erstellen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlprodukte einkaufen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Geschirr sortieren

    2 Personen

  • Kassengeld vorbereiten

    2 Personen

  • Preisliste drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Materialien pro Stand bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration vorbereiten

    3 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Stände ausladen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Standplätze markieren

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Cateringstand einrichten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Abfall leeren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Letzte Verkaufsrunde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Materialien einladen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien reinigen

    3 Personen

  • Materialien einlagern

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten

    2 Personen

  • Rechnungen und Quittungen sortieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • MarktständeAnz. 12
  • TischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 60
  • BarhockerAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4
  • AbsperrgitterAnz. 8
  • StehtischeAnz. 6
  • AufbewahrungsschränkeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 4
  • SpiegelAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KassenboxenAnz. 2
  • Geldautomat
  • Handmegafon
  • Etikettendrucker
  • WerkzeugkistenAnz. 3
  • SackkarrenAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 8
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • TaschenschirmeAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 10
  • BallonsAnz. 150
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 18
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 20
  • KreidetafelnAnz. 12
  • KreidestifteAnz. 12
  • DruckpapierAnz. 2
  • KlebebandAnz. 8
  • GewebeklebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • SeilAnz. 4
  • SchereAnz. 8
  • HeftgerätAnz. 4
  • KlammernAnz. 4
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • A4-KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierzangenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6
  • KaffeelöffelAnz. 80
  • SchüsselnAnz. 16
  • BesteckkörbeAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • BrotkörbeAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe
  • ServiertablettsAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlvitrinenAnz. 2
  • ThermobecherAnz. 100
  • WasserkannenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • FlaschenöffnerAnz. 6
  • KorkenzieherAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • PreislisteAnz. 20
  • MenükartenAnz. 6
  • AllergenkartenAnz. 12
  • KassenladeAnz. 2
  • Geldkassette
  • BonnenhefteAnz. 6
  • StiftesetsAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • HanddesinfektionsgelAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 2
  • ToilettenmattenAnz. 4

Tipps

  • Kläre Genehmigungen und Versicherung möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne diese Prüfung solltest du weder externe Standbetreiber verbindlich zusagen lassen noch den Standplan veröffentlichen.
  • Plane die Standplätze nicht nur nach Fläche, sondern auch nach Strom- und Laufwegen. Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen brauchen erreichbare Anschlüsse; Verlängerungskabel und Absperrgitter solltest du beim Aufbau griffbereit haben.
  • Bestätige Standplätze und Ernährungswünsche nach dem Anmeldeschluss in einer gemeinsamen Liste. Drucke die Kontaktliste zusätzlich aus, damit das Organisationsteam auch ohne Handyempfang schnell nachsehen kann.
  • Teile Helfer in konkrete Zeitfenster für Aufbau, Ausgabe, Kasse und Abbau ein. Für Kassenboxen, Geldautomat und Handmegafon sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt sein, statt die Aufgabe offen in die Gruppe zu geben.
  • Bereite Wegweiser, Routenschilder und Standinformationen spätestens am Vortag vor. Prüfe außerdem Batterien, LED-Lampen und Batterielaternen, damit die Ausschilderung und Beleuchtung beim Aufbau nicht an Kleinigkeiten scheitern.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Vereinsbraderie organisieren?
Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Vier Wochen vor dem Termin sollten Standbetreiber angesprochen, Anmeldungen bearbeitet und die Helfergewinnung gestartet sein.
Wann muss der Standplan für eine Vereinsbraderie fertig sein?
Erstelle einen ersten Standplan etwa drei Wochen vorher und bestätige die endgültigen Standplätze spätestens sieben Tage vor der Braderie. So bleibt Zeit, Änderungen bei Stromanschlüssen, Tischen oder Absperrgittern einzuarbeiten.
Wie viele Helfer braucht eine Vereinsbraderie?
Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens zwei Personen ein, zum Beispiel für Ausgabe und Kasse. Zusätzlich brauchst du Helfer für Aufbau und Abbau; teile diese Schichten mindestens eine Woche vorher mit festen Uhrzeiten ein.
Was muss man am Tag vor der Vereinsbraderie erledigen?
Hole Drucksachen ab, sortiere Geschirr, prüfe die Einkaufsliste und kühle Getränke am Vortag. Lege außerdem Standinformationen, Wegweiser, Kassenboxen, Kabel und Beleuchtung gesammelt bereit, damit der Aufbau nicht mit der Suche nach Material beginnt.

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