Checklist para una feria de intercambio de coleccionistas
Una feria de intercambio funciona mejor cuando cada participante sabe dónde instalarse, qué puede llevar y cómo se harán los intercambios. Empieza reservando el lugar y definiendo la distribución; después abre las inscripciones y confirma los datos de cada expositor. En los días previos tendrás que preparar el plano, las acreditaciones, los números de mesa y las indicaciones de acceso. Esta checklist reúne las tareas y los materiales para llegar al montaje con todo controlado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y hora
Reservar el lugar
Definir la distribución de la feria
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar la feria
2 personas
Gestionar inscripciones
Asignar mesas
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Enviar indicaciones
Asignar voluntarios
2 personas
Elaborar la lista de contactos
Imprimir el plano
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear números de mesa
Preparar listas de precios
2 personas
Gestionar el dinero en efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el material de feria
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el espacio
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar los números de mesa
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Comprobar la distribución del stand
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar las mesas de intercambio
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Probar el equipo de sonido
Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Asignar puestos
2 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Proporcionar información
2 personas
Explicar las reglas del intercambio
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Inspeccionar los puestos periódicamente
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Anunciar la última ronda de intercambio
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empacar los artículos no utilizados
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Registrar objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar lo sobrante
2 personas
Agradecer a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 24
- Sillascant. 36
- Mantelescant. 24
- Mesas de intercambiocant. 2
- Taburetescant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófono
- Caja registradora
- Calculadorascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnalda de lucescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras para servircant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Guirnaldascant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
- Números de mesacant. 24
- Carteles direccionalescant. 10
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Cucharonescant. 4
- Termoscant. 4
- Placas refrigerantescant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 8
Organización
- Credencialescant. 120
- Portabadgescant. 120
- Notas adhesivascant. 10
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Formularios de registrocant. 150
- Planoscant. 150
- Etiquetas de preciocant. 500
- Bandejas para efectivocant. 6
- Pinzas para mentacant. 2
- Carteles de mesacant. 24
Limpieza
- Escobascant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobas de manocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Define la distribución antes de asignar las mesas: deja pasillos de al menos 1,2 metros y reserva un punto visible para acreditaciones, consultas y cobros.
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la feria. Así puedes confirmar participantes, asignar mesas, imprimir el plano y corregir nombres o preferencias dietéticas.
- Envía las indicaciones a cada participante al menos 48 horas antes: incluye la hora de apertura del lugar, el número de mesa, el acceso para descargar material y las condiciones de participación.
- Comprueba la parte eléctrica durante el montaje. Cuenta los cables alargadores y las regletas, separa la zona de máquinas de café y comprueba que las lámparas LED y el micrófono funcionen antes de abrir.
- Prepara el dinero y la señalización el día anterior: deja lista la caja registradora, dos calculadoras, los carteles direccionales, el cartel de bienvenida y los números de mesa para no buscarlos durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de coleccionistas?
- Ábrelas entre 3 y 4 semanas antes de la feria si necesitas reunir expositores y asignar mesas. Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes para poder confirmar participantes e imprimir el plano.
- ¿Cuánto espacio dejar entre las mesas de una feria de intercambio?
- Deja pasillos de al menos 1,2 metros entre filas de mesas y un recorrido más amplio en la entrada. Añade espacio junto a las mesas de intercambio para que dos personas puedan detenerse sin bloquear el paso.
- ¿Cuándo enviar las indicaciones a los participantes?
- Envía el mensaje definitivo al menos 48 horas antes. Incluye la hora de apertura, el número de mesa, las condiciones de participación, el acceso al lugar y a quién contactar si surge un problema.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de la feria?
- Reúne los materiales, enfría las bebidas, revisa la lista de la compra y prepara acreditaciones, números de mesa, carteles y el plano impreso. También conviene probar el micrófono, los altavoces y la conexión eléctrica antes del día del montaje.
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