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Sammeltauschbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sammeltauschbörse steht und fällt mit einer klaren Tischaufteilung und verlässlichen Anmeldungen. Lege zuerst Termin, Ort und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Tischzuweisung, Lageplan, Helferplan und die Vorbereitung von Kasse, Verpflegung und Messmaterial. Plane außerdem Zeit für Bestätigungen und Wegbeschreibung ein: Viele Teilnehmende brauchen diese Informationen spätestens eine Woche vor der Börse.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Location reservieren

  • Messeaufteilung festlegen

    2 Personen

  • Teilnahmebedingungen erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messe bewerben

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Tische zuweisen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kontaktliste zusammenstellen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Tischnummern erstellen

  • Preisliste vorbereiten

    2 Personen

  • Bargeld organisieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Messmaterial bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum inspizieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tischnummern aufstellen

    2 Personen

  • Anmeldeschalter einrichten

    2 Personen

  • Standaufteilung prüfen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Tauschstände einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Stände zuweisen

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Informationen bereitstellen

    2 Personen

  • Tauschregeln erläutern

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stände zwischendurch kontrollieren

    2 Personen

  • Abendbeleuchtung einschalten

  • Letzte Tauschrunde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Nicht verwendete Sachen einpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Reste verstauen

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 24
  • StühleAnz. 36
  • TischdeckenAnz. 24
  • Tausch-TischeAnz. 2
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Kasse
  • TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServiertablettsAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4

Dekoration

  • Willkommensschild
  • BallonsAnz. 80
  • BallonbandAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 6
  • KlebestreifenAnz. 4
  • TischnummernAnz. 24
  • WegweiserAnz. 10

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlplattenAnz. 4
  • VorratsboxenAnz. 8

Organisation

  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • KlebezettelAnz. 10
  • StifteAnz. 12
  • KugelschreiberAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 4
  • RegistrierungsformulareAnz. 150
  • PläneAnz. 150
  • PreisschilderAnz. 500
  • BargeldschälchenAnz. 6
  • MünzzangenAnz. 2
  • TischschilderAnz. 24

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag. Beende sie etwa 7 bis 10 Tage vorher, damit du Tische zuweisen, Ernährungswünsche erfassen und Teilnehmer bestätigen kannst.
  • Plane pro Tausch-Tisch einen festen Platz im Lageplan und nummeriere die Tische sichtbar. Drucke den Lageplan und die Wegweiser spätestens am Vortag, damit beim Aufbau keine Rückfragen entstehen.
  • Teile die Helfer in konkrete Zeitfenster ein: mindestens eine Gruppe für das Öffnen und den Aufbau, eine für den Empfang und eine für den Abbau. So bleibt die Kasse nicht während der gesamten Börse unbesetzt.
  • Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Tassen und Gläser gemeinsam bereit. Prüfe Verlängerungskabel und Steckdosen vor dem Einschalten der Geräte.
  • Bereite Bargeld, Kasse und Taschenrechner getrennt vom übrigen Messmaterial vor. Lege Preisliste, Kontaktliste, Namensschilder und Tischnummern am Empfang ab, bevor die Location geöffnet wird.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sammeltauschbörse organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location und Teilnahmebedingungen. Die Anmeldung sollte spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Termin geschlossen werden.
Wie viele Tische braucht man für eine Sammeltauschbörse?
Das hängt von der Zahl der bestätigten Teilnehmenden und der vereinbarten Tischgröße ab. Weise die Tische erst nach Anmeldeschluss zu und halte 1 bis 2 Plätze als Reserve für Änderungen frei.
Wann verschickt man die Wegbeschreibung zur Sammeltauschbörse?
Sende sie nach der Teilnahmebestätigung, am besten 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Ergänze den Lageplan erneut in der Nachricht, damit Ankommende ihren Tisch schnell finden.
Was muss am Tag der Sammeltauschbörse zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst für Aufbau und Technik, prüfe Stromanschlüsse und stelle Tische, Stühle sowie Tischnummern auf. Plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein.

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