Checklist pour organiser un atelier stop motion

Un atelier stop motion demande plus qu’une caméra et quelques figurines. Il faut confirmer la salle, gérer les inscriptions, préparer les modèles et vérifier chaque poste avant l’arrivée des participants. Les tablettes, caméras, trépieds, lampes et cartes mémoire doivent être testés ensemble, pas seulement sortis de leur emballage. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à l’installation des tables et du matériel le jour de l’atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la salle de l'atelier
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver l’équipement
Élaborer le programme
Préparer les instructions
Créer des modèles pour les films
Vérifier les droits musicaux
Tester l'équipement
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Imprimer la liste des participants
Mettre les boissons au frais
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les postes de travail
3 personnes
Mettre en place les fonds
2 personnes
Positionner les lampes
2 personnes
Brancher les caméras et les tablettes
2 personnes
Tester le projecteur et le son
2 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Présenter le programme
Présenter le stop-motion
Répartir les groupes
2 personnes
Animer le storyboard
4 personnes
Encadrer les animations
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks de pause
2 personnes
Enregistrer les fichiers intermédiaires
2 personnes
Mettre le dîner en place
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Encadrer le montage final
3 personnes
Exporter les films
2 personnes
Lancer la projection du film
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Retourner le matériel
Partager les photos et les films

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Tablettesqté 6
Camérasqté 6
Trépiedsqté 6
Supports pour tabletteqté 6
Chargeursqté 8
Batteries externesqté 6
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleur
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Cartes mémoireqté 8
Clés USBqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Supports de lampeqté 12
Pieds d’éclairageqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 12
Papier de couleurqté 12
Figures décorativesqté 60
Carton à bricolageqté 60

Cuisine

Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 4
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Tasses à caféqté 24
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Torchons réutilisablesqté 8
Épongesqté 6
Balais à mainqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la salle et le nombre de participants avant de réserver l’équipement. Ce chiffre détermine le nombre de tables, de chaises et de postes de travail à installer.
Testez chaque tablette ou caméra avec son trépied, son support, sa carte mémoire et son chargeur au moins 48 heures avant l’atelier. Une batterie externe par poste peut éviter une interruption pendant les prises de vue.
Préparez les modèles, les feuilles de travail et les instructions avant de trier les matériaux. Imprimez aussi la liste des participants afin de pouvoir gérer rapidement l’accueil et les inscriptions.
Prévoyez un test complet de projection et de son avant l’ouverture. Le projecteur, l’écran et le haut-parleur doivent fonctionner depuis l’emplacement prévu, avec les rallonges et multiprises déjà installées.
Installez les fonds et les lampes après avoir placé les tables et les postes de travail. Laissez assez d’espace pour déplacer les décors et vérifiez que les câbles ne traversent pas les zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier stop motion ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver l’équipement. Gardez les 48 dernières heures pour les tests techniques et la préparation des supports.
Quel matériel faut-il pour un atelier stop motion ?: Chaque poste nécessite au minimum une tablette ou une caméra, un trépied ou un support, un chargeur, une carte mémoire et un espace de décor éclairé. Ajoutez un projecteur, un écran et un haut-parleur si les films doivent être présentés au groupe.
Quand faut-il tester les caméras et les tablettes ?: Faites un premier test 48 heures avant l’atelier, puis un contrôle rapide le jour même, avant l’arrivée des participants. Vérifiez l’image, la mise au point, l’enregistrement, l’autonomie et la capacité de stockage.
Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant le début : tables, chaises, postes, fonds, lampes et table d’accueil. Réservez les 30 dernières minutes au test du projecteur, du son et à la vérification des câbles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.