Checklist pour organiser un atelier de barista

Un atelier de barista demande plus qu’une machine à espresso et quelques paquets de café. Il faut coordonner les inscriptions, prévoir les postes de travail et vérifier l’eau, l’électricité, le lait et la vaisselle avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, de la réservation de la salle à l’accueil des participants. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents, comme le réglage des moulins ou le refroidissement du lait.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer le programme de l'atelier
Choisir un fournisseur de café
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer les chiffres définitifs
Commander des grains de café
Réserver l’équipement
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les grains de café
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
2 personnes
Installer les postes de travail
2 personnes
Brancher les machines à espresso
2 personnes
Régler les moulins à café
2 personnes
Refroidir le lait
Préparer un café de dégustation
2 personnes
Préparer le matériel de présentation
Préparer les badges nominatifs
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Expliquer le café et la sécurité
Présenter un espresso
Faire préparer des espressos aux participants
3 personnes
Faire une démonstration de mousse de lait
Faire préparer des cappuccinos
3 personnes
Déguster les variantes de café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Nettoyer les postes de travail entre-temps
2 personnes
Répondre aux questions
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éliminer les résidus de café
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Rassembler les déchets
Nettoyer l’espace
2 personnes
Laisser sécher le matériel
Vérifier le matériel emprunté
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 4
Chaisesqté 24
Table d’accueil

Équipement

Machines à espressoqté 2
Moulins à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Balances de baristaqté 6
Mousseurs à laitqté 6
Petits pots à laitqté 12
Tampers à caféqté 6
Tapis de tassageqté 6
Knockboxesqté 2
Thermomètres à laitqté 6
Minuteurs numériquesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bidons d'eauqté 2
Filtres à eauqté 2

Vaisselle

Tasses à espressoqté 30
Tasses à cappuccinoqté 30
Verres à eauqté 24
Cuillères à caféqté 30
Assiettes à pâtisserieqté 24

Cuisine

Plateaux de serviceqté 4
Verres doseursqté 6
Saladiersqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 24
Stylosqté 24
Supports de workshopqté 24
Pancartes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Balayette et pelle

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et le programme avant d’envoyer les invitations. Précise la durée, le nombre de participants et le contenu de chaque séquence pour savoir combien de postes installer.
Arrête les inscriptions et confirme le nombre définitif quelques jours avant l’atelier. Ce chiffre détermine la quantité de grains, de lait, de tasses et le nombre de machines nécessaires.
Prévois un poste de travail par petit groupe plutôt qu’une seule machine pour toute la salle. Chaque poste doit pouvoir fonctionner avec un moulin, une balance, un tamper, un tapis de tassage et une knockbox.
Teste les branchements avant le jour J et répartis les machines sur plusieurs prises si nécessaire. Les rallonges et multiprises doivent être installées avant l’arrivée des participants, jamais au dernier moment.
Prépare un café de dégustation et le matériel de présentation avant l’accueil. Refroidis le lait suffisamment tôt, règle les moulins et garde les badges nominatifs à la table d’accueil pour commencer à l’heure.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de barista ?: Prévois environ 2 à 3 semaines pour réserver la salle, fixer le programme, choisir le fournisseur de café et envoyer les invitations. Garde les 2 derniers jours pour confirmer les participants, faire les courses et vérifier l’équipement.
Combien de café faut-il prévoir par participant ?: Pour un atelier avec dégustation et plusieurs extractions, compte environ 60 à 100 g de grains par personne. Ajoute une marge de 10 à 15 % pour les réglages du moulin et les essais ratés.
Combien de temps faut-il pour installer un atelier de barista ?: Réserve 90 à 120 minutes avant l’arrivée du groupe pour nettoyer la salle, installer les tables, brancher les machines et régler les moulins. Fais un test complet au moins 30 minutes avant le début.
Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des participants ?: Vérifie les inscriptions, les badges, les tasses, l’eau, le lait et le fonctionnement de chaque poste. Fais aussi couler un espresso de test et garde 10 minutes libres pour corriger un problème de branchement ou de mouture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.