Checklist para organizar un taller de barista
Un taller de barista necesita más preparación que reservar unas mesas y comprar café. Hay que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, granos, máquinas, molinos, agua y puestos de trabajo para que todos puedan practicar desde el primer minuto. Esta checklist te ayuda a ordenar las tareas y detectar los olvidos habituales, como probar el café antes de abrir o refrigerar la leche a tiempo. Úsala para avanzar desde la reserva del espacio hasta la recepción de los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Fijar el programa del taller
Elegir proveedor de café
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Confirmar las cantidades finales
Encargar granos de café
Reservar equipo
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los granos de café
Limpiar el espacio
2 personas
Montar mesas y sillas
2 personas
Montar los puestos de trabajo
2 personas
Conectar las máquinas de espresso
2 personas
Configurar molinos de café
2 personas
Refrigerar la leche
Preparar café de prueba
2 personas
Preparar el material de presentación
Preparar tarjetas con nombres
Montar la mesa de recepción
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Explicar el café y la seguridad
Demostrar el espresso
Hacer que los participantes preparen espresso
3 personas
Demostrar cómo espumar la leche
Encargar la preparación de cappuccinos
3 personas
Catar variedades de café
2 personas
Rellenar las bebidas
Limpiar las estaciones de trabajo entre tanto
2 personas
Responder preguntas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Retirar los restos de café
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
2 personas
Recoger la basura
Limpiar el espacio
2 personas
Dejar secar el equipo
Comprobar los objetos prestados
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 4
- Sillascant. 24
- Mesa de recepción
Equipo
- Máquinas de espressocant. 2
- Molinillos de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Básculas de baristacant. 6
- Espumadores de lechecant. 6
- Jarras de lechecant. 12
- Tamper de cafécant. 6
- Tapetes para tamperscant. 6
- Cajones de golpeocant. 2
- Termómetros para lechecant. 6
- Temporizadores digitalescant. 6
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Bidones de aguacant. 2
- Filtros de aguacant. 2
Vajilla
- Tazas de espressocant. 30
- Tazas de capuchinocant. 30
- Vasos para aguacant. 24
- Cucharillascant. 30
- Platos de postrecant. 24
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 4
- Jarras medidorascant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 24
- Bolígrafoscant. 24
- Materiales del tallercant. 24
- Carteles de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 3
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Escoba y recogedor
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y el número de participantes antes de encargar los granos de café. Así puedes calcular las dosis de práctica y evitar comprar de menos o dejar demasiado café abierto.
- Comprueba el equipo al menos 48 horas antes: máquinas de espresso, molinos, básculas, temporizadores, espumadores y cables. Una máquina sin conexión adecuada puede retrasar todo el taller.
- Prepara un puesto de trabajo por cada grupo de práctica y deja espacio para tazas, jarras, tamper, tapete y cajón de golpeo. Montarlos el mismo día suele llevar más tiempo del previsto.
- Refrigera la leche antes de la llegada y prepara un café de prueba con cada máquina y molino. Sirve para detectar problemas de molienda, agua o temperatura antes de que empiece la explicación.
- Haz la recepción con tarjetas de nombre y confirma la lista de participantes al llegar. Reserva los primeros 10 minutos para explicar el café, el uso seguro del equipo y el orden del taller.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de barista?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el espacio, fijar el programa y gestionar las inscripciones. Deja las confirmaciones finales, la compra y la prueba del equipo para los últimos 2 días.
- ¿Cuánto café necesito para un taller de barista?
- Calcula las dosis según el número de participantes, las recetas que practicarán y las repeticiones previstas. Confirma las cantidades finales al menos 5 días antes y encarga un margen para las pruebas y los errores de extracción.
- ¿Cuándo hay que preparar las máquinas y los molinos?
- Monta y conecta el equipo el día anterior siempre que el espacio lo permita. Ajusta los molinos y prepara un café de prueba entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los participantes.
- ¿Qué se suele olvidar en un taller de barista?
- A menudo faltan filtros de agua, bidones, regletas, cables alargadores, termómetros o suficientes tazas. Revisa la lista completa 48 horas antes y comprueba físicamente cada puesto de trabajo antes de abrir.
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