Organiser un atelier barista sans rien oublier

Un atelier barista demande plus qu’une machine à espresso et quelques paquets de café. Il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, les recettes, le matériel et l’installation de plusieurs postes de travail. Cette checklist de 47 tâches et 33 fournitures suit l’ordre pratique de préparation, des premières réservations au rangement de la salle. Tu peux l’utiliser pour vérifier chaque étape avant l’arrivée des participants et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Réserver le matériel de café
Établir le programme de l’atelier
Élaborer les recettes de café
Imprimer la liste des participants
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les grains de café
Tester l'équipement
2 personnes
Refroidir le lait et les boissons
Transporter le matériel
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer les stations café
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les ingrédients
2 personnes
Aménager la table de présentation
Installer le comptoir d’inscription
Préparer les plans de travail
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter le programme de l'atelier
Présenter les grains de café
Présenter un espresso
Faire s'exercer les participants
3 personnes
Faire une démonstration de mousse de lait
Faire essayer les boissons lactées
3 personnes
Servir la dégustation
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Gérer les questions et la clôture

Suivi

Emballer les ingrédients restants
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les stations café
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Vérifier les cautions et les retours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Table d'inscription
Table de présentation

Équipement

Machines à espressoqté 3
Moulins à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Balances numériquesqté 6
Mousseurs à laitqté 6
Rallongesqté 6

Cuisine

Tamponsqté 6
Pichets à laitqté 12
Knockboxenqté 3
Verres à shotqté 12
Verres doseursqté 6
Torchonsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Carafes d'eauqté 4
Assiettes à dessertqté 40
Fourchettes à gâteauqté 40
Cuillères à caféqté 40

Décoration

Chemins de tableqté 6
Badges nominatifsqté 32
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Épongesqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et connaître le nombre exact de participants avant de prévoir les quantités de café, de lait et de vaisselle.
Réserve les machines à espresso, moulins, bouilloires et rallonges en même temps que le lieu. Vérifie que chaque station dispose d’une prise et teste tout l’équipement avant le jour de l’atelier.
Prépare le programme et les recettes plusieurs jours à l’avance, puis imprime les feuilles de travail, la liste des participants et les badges nominatifs avant l’installation.
Le jour J, installe les tables, chaises et stations café avant de préparer les ingrédients. Refroidis le lait et les boissons suffisamment tôt pour qu’ils soient prêts au début de l’atelier.
Prévois un comptoir d’inscription, une table de présentation et des poubelles accessibles. Les torchons, éponges et brosses à vaisselle sont souvent oubliés alors qu’ils servent dès la première extraction.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier barista ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour réserver le lieu et le matériel, ouvrir les inscriptions et finaliser le programme. Garde les 2 derniers jours pour les courses, les impressions et le test de l’équipement.
Combien de machines à espresso faut-il pour un atelier barista ?: Prévois au moins 1 station café pour 4 à 6 participants afin que chacun puisse pratiquer sans attendre trop longtemps. Le nombre exact dépend du programme et du temps disponible par recette.
Quand faut-il tester le matériel d’un atelier barista ?: Teste les machines, moulins, bouilloires, balances et mousseurs 1 à 2 jours avant l’atelier. Refais un contrôle rapide le jour même, après le transport et avant l’arrivée des participants.
Que faut-il préparer le matin d’un atelier barista ?: Installe les postes, les tables et les chaises au moins 60 minutes avant le début. Prépare ensuite les ingrédients, la vaisselle, les badges et le comptoir d’inscription, puis vérifie que le lait et les boissons sont bien refroidis.

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