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Barista-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Barista-Workshop steht und fällt mit funktionierender Technik, vorbereiteten Zutaten und einem klaren Ablauf. Plane Anmeldung, Raum und Ausrüstung nicht erst in der letzten Woche: Espressomaschinen, Mühlen und Waagen müssen reserviert und getestet werden. Auch Ernährungswünsche, Kaffeerezepte und Arbeitsblätter gehören früh auf deine Liste. Diese Checkliste führt dich von der Einladung bis zur Registrierung und zeigt, was am Veranstaltungstag oft zu spät vorbereitet wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Location reservieren

  • Kaffeeausrüstung reservieren

  • Workshopprogramm erstellen

  • Kaffeerezepte ausarbeiten

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kaffeebohnen prüfen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Milch und Getränke kühlen

  • Materialien transportieren

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Kaffeestationen einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Zutaten bereitstellen

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

  • Registrierungstheke einrichten

  • Arbeitsplatten bereitstellen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Workshop-Programm erläutern

  • Kaffeebohnen präsentieren

  • Espresso vorführen

  • Teilnehmer üben lassen

    3 Personen

  • Milchschaum demonstrieren

  • Milchgetränke üben lassen

    3 Personen

  • Verkostung servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Fragen und Abschluss übernehmen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Zutaten verpacken

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kaffeestationen reinigen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Pfand und Rückgaben prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • Registrierungstisch
  • Präsentationstisch

Ausstattung

  • EspressomaschinenAnz. 3
  • KaffeemühlenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • Digitale WaagenAnz. 6
  • MilchaufschäumerAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

  • TampertjesAnz. 6
  • MilchkännchenAnz. 12
  • KnockboxenAnz. 3
  • SchnapsgläserAnz. 12
  • MessbecherAnz. 6
  • GeschirrtücherAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • WasserkaraffenAnz. 4
  • DesserttellerAnz. 40
  • GebäckgabelnAnz. 40
  • TeelöffelAnz. 40

Dekoration

  • TischläuferAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 32
  • Willkommensschild
  • SpeisekartenAnz. 6

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • SpülbürstenAnz. 4
  • SchwämmeAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • GummihandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldung früh und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen. Drucke die Teilnehmerliste am Vortag aus, damit Änderungen und Namensschilder zusammenpassen.
  • Reserviere Espressomaschinen, Kaffeemühlen und weitere Geräte rechtzeitig. Teste jede Maschine spätestens am Tag vor dem Workshop und prüfe, ob Verlängerungskabel sowie digitale Waagen funktionieren.
  • Plane pro Kaffeestation ausreichend Arbeitsfläche und Strom ein. Stelle Tamper, Milchkännchen, Knockboxen, Messbecher und Geschirrtücher vor Beginn an die jeweiligen Plätze.
  • Bereite Kaffeerezepte und Arbeitsblätter vor, bevor du einkaufst. So kannst du Kaffeebohnen, Milch, Getränke und übrige Zutaten anhand des tatsächlichen Workshopprogramms prüfen.
  • Richte Registrierungstheke und Präsentationstisch vor dem Eintreffen der Gäste ein. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und kühle Milch sowie andere Getränke rechtzeitig, statt dies während der Begrüßung nachzuholen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Barista-Workshop organisieren?
Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Anmeldung und der Reservierung der Location. Die Ausrüstung und das Workshopprogramm sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Ausrüstung für einen Barista-Workshop getestet werden?
Teste Espressomaschinen, Kaffeemühlen, Wasserkocher, Milchaufschäumer und Waagen spätestens am Vortag. Plane zusätzlich 30 Minuten am Veranstaltungstag für einen kurzen Funktionstest ein.
Wie viele Kaffeestationen braucht ein Barista-Workshop?
Rechne mit einer Station pro 3 bis 4 Teilnehmer, damit Wartezeiten beim Üben kurz bleiben. Bei 12 Personen sind daher etwa 3 bis 4 Stationen sinnvoll.
Wann muss man Milch und Getränke für den Workshop kühlen?
Stelle Milch und andere Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt. Kontrolliere die Kühlung noch einmal beim Aufbau der Kaffeestationen.

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