Checklist para organizar un taller de barista
Un taller de barista necesita más preparación que reservar máquinas de espresso y comprar café. Primero confirma el lugar, las inscripciones y las preferencias dietéticas; después prepara el programa, las recetas y las hojas de trabajo. Durante los días previos, prueba todo el equipo y comprueba la compra completa. El día del taller, monta las estaciones, enfría la leche y deja listo el registro antes de que lleguen los participantes. Esta checklist reúne el orden de trabajo para no llegar tarde a los detalles que más se olvidan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Reservar el equipo de café
Preparar el programa del taller
Desarrollar recetas de café
Imprimir la lista de participantes
Imprimir hojas de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los granos de café
Probar el equipo
2 personas
Enfriar la leche y las bebidas
Transportar los materiales
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar las estaciones de café
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar los ingredientes
2 personas
Montar la mesa de presentación
Montar el mostrador de registro
Preparar las encimeras
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Explicar el programa del taller
Presentar los granos de café
Demostrar el espresso
Hacer que los participantes practiquen
3 personas
Demostrar cómo espumar la leche
Hacer practicar bebidas de leche
3 personas
Servir la degustación
2 personas
Rellenar las bebidas
Gestionar preguntas y cierre
Seguimiento
Empaquetar los ingredientes sobrantes
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar las estaciones de café
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Comprobar fianzas y devoluciones
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 32
- Mesa de registro
- Mesa de presentación
Equipo
- Máquinas de espressocant. 3
- Molinillos de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Básculas digitalescant. 6
- Espumadores de lechecant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Cocina
- Tamperescant. 6
- Jarras de lechecant. 12
- Knockboxescant. 3
- Vasos de chupitocant. 12
- Jarras medidorascant. 6
- Paños de cocinacant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Jarras de aguacant. 4
- Platos de postrecant. 40
- Tenedores de postrecant. 40
- Cucharillascant. 40
Decoración
- Manteles runnerscant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 32
- Cartel de bienvenida
- Cartas del menúcant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cepillos para fregarcant. 4
- Esponjascant. 8
- Paños de microfibracant. 12
- Guantes de gomacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para imprimir la lista de participantes, las hojas de trabajo y las tarjetas con nombres. Hazlo al menos 2 o 3 días antes si el grupo necesita material individual.
- Prueba las máquinas de espresso, los molinillos, las básculas y los espumadores antes del taller, no solo al llegar al lugar. Reserva al menos 60 minutos para comprobar conexiones, cables alargadores y ajustes de molienda.
- Calcula las estaciones de café según el número de participantes y deja espacio para trabajar sin cruzarse. Cada estación debe tener su equipo, tamper, jarra de leche, knockbox, paños y recipientes necesarios.
- Prepara los granos, ingredientes y bebidas frías el día anterior cuando sea posible. Enfría la leche y las bebidas con varias horas de antelación para que estén listas al comenzar la práctica.
- Monta primero el registro y la señalización, y después la mesa de presentación y las estaciones. Llega entre 90 y 120 minutos antes para ventilar el espacio, colocar mesas y sillas y revisar que todo esté en su sitio.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un taller de barista?
- Ciérralas entre 2 y 3 días antes del taller. Así puedes gestionar las preferencias dietéticas, imprimir la lista de participantes, preparar las tarjetas con nombres y ajustar la compra.
- ¿Con cuánta antelación hay que probar el equipo de café?
- Prueba las máquinas, molinillos, básculas, teteras y espumadores como mínimo el día anterior. El día del evento reserva otros 30 minutos para una comprobación rápida después del transporte y el montaje.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar un taller de barista?
- Llega entre 90 y 120 minutos antes de la hora de inicio. Ese margen permite ventilar, montar mesas y sillas, preparar el registro, instalar las estaciones y colocar ingredientes y vajilla sin prisas.
- ¿Qué se suele olvidar al organizar un taller de barista?
- A menudo se olvidan los cables alargadores, los paños de cocina, las knockboxes, las cucharillas y los recipientes para medir. Comprueba la lista de la compra y del equipo al menos 48 horas antes, y vuelve a revisarla al cargar los materiales.
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