Checklist pour organiser un après-ski de 50 employés
Un après-ski pour 50 employés demande surtout une bonne séquence de préparation. Réservez le lieu et lancez les invitations assez tôt pour connaître les inscriptions et les besoins alimentaires avant de fixer le menu et les quantités. Les boissons, la vaisselle, le buffet, le vestiaire et le chauffage des bouchées nécessitent aussi une vérification séparée. Cette checklist vous accompagne des premières réservations jusqu’à l’ouverture de la salle, pour éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Composer la musique
Confirmer les livraisons
Vérifier la décoration
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Préparer les amuse-bouches froids
3 personnes
Préparer des bouchées chaudes
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier le buffet et le bar
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les plats chauds
3 personnes
Servir séparément les plats spéciaux
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
Éteindre les boissons et le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Passer l'aspirateur et laver le sol
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir ou jeter les restes
2 personnes
Fermer le lieu
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 2
- Portantsqté 2
- Porte-manteauxqté 60
Vaisselle
- Verres à bièreqté 70
- Verres à vinqté 60
- Verres à long drinkqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 10
- Plats de service pour soupeqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Guirlandes de flocons de neigeqté 10
- Panneaux après-skiqté 6
- Bâtons de ski comme décorationqté 4
- Neige artificielleqté 4
- Nappesqté 8
- Accessoires pour photoboothqté 20
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Plaques chauffantesqté 4
- Bouilloiresqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lanternes LEDqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de cuisineqté 6
- Casserolesqté 3
- Thermosqté 4
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant l’événement et prévoyez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant, afin de confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
- Pour 50 personnes, vérifiez séparément les verres à bière, à vin et à long drink, ainsi que les tasses à café, les assiettes et les couverts. Un seul type de verre ne couvrira pas forcément tout le service.
- Faites les achats en deux temps : les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis les produits frais le jour précédent ou le matin même. Mettez les boissons au frais dès leur arrivée sur place.
- Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’accueil pour ouvrir le lieu, nettoyer, installer les tables, le buffet et le vestiaire, puis suspendre les décorations et brancher l’éclairage et la musique.
- Testez les rallonges, multiprises, enceintes, plaques chauffantes et bacs de maintien au chaud avant l’arrivée des invités. Les bouchées chaudes doivent pouvoir être servies sans monopoliser les prises disponibles.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un après-ski pour 50 employés ?
- Commencez environ 6 semaines à l’avance pour réserver le lieu et préparer les invitations. Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant la soirée, puis confirmez le menu, les quantités et les besoins alimentaires.
- Quand envoyer les invitations pour un après-ski d’entreprise ?
- Envoyez-les 4 semaines avant l’événement au minimum. Laissez environ 2 semaines pour les réponses, les relances et la collecte des informations alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
- Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des 50 employés. Ce délai couvre les tables, les chaises, le buffet, le vestiaire, la décoration, l’éclairage, la musique et la mise en place des amuse-bouches.
- Quand acheter les boissons et les produits frais ?
- Achetez les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et les produits frais la veille ou le jour même. Mettez les boissons au frais dès que possible, idéalement au moins 3 heures avant le début de l’après-ski.
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