Marché de bienfaisance : la checklist d’organisation

Un marché de bienfaisance demande surtout une bonne coordination entre les stands, les bénévoles et l’association soutenue. Commencez par confirmer la date, le lieu, les autorisations et le budget, puis construisez progressivement le programme et le plan des stands. Les derniers jours servent à trier, étiqueter et préparer les marchandises, la caisse, le matériel et les produits frais. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Définir l’association caritative
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Recruter des stands de marché
3 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Confirmer les réservations
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Préparer le mode de paiement
2 personnes
Créer les étiquettes de prix
3 personnes
Créer le plan
2 personnes
Créer des panneaux promotionnels
3 personnes
Trier les marchandises
4 personnes
Tarifer les marchandises
4 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Dégager le lieu
4 personnes
Installer les stands et les tables
6 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles électriques
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Monter le stand d’information
3 personnes
Aménager les stands
8 personnes
Placer les étiquettes de prix
4 personnes
Afficher les informations de paiement
2 personnes
Installer la table traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Ouvrir la caisse
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer la vente
8 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Réanimer les stocks
2 personnes
Compter la caisse en cours de route
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Clôturer la caisse
2 personnes
Stocker les marchandises en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel proprement
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Verser le produit des ventes
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Gérer les invendus
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 8
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 100
Planches de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Caisses de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Microphone à main

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux promotionnelsqté 6
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d'informationqté 4
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Moyens de paiement

Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Carnets de ticketsqté 6
Sachets pour monnaieqté 100
Cartes QR codeqté 8

Bureau

Stylosqté 20
Marqueurs indélébilesqté 12
Blocs-notesqté 10
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 4
Pâte adhésiveqté 6
Presse-papiersqté 6
Bâtons de colleqté 6

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Ruban de balisageqté 4
Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 12

Transport

Chariots de transportqté 2
Caisses pliablesqté 12
Bâchesqté 4

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, les points d’alimentation électrique et les conditions d’utilisation de l’espace.
Prévoyez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt qu’une seule équipe pour toute la journée. Désignez séparément une personne pour la caisse, une pour l’accueil et une pour les imprévus.
Arrêtez la répartition des stands 7 jours avant l’événement et indiquez-la sur un plan visible. Gardez un espace libre pour la circulation, les files d’attente et le stockage des boîtes de rangement.
Étiquetez les marchandises au plus tard la veille, avec des prix lisibles et regroupés par catégorie. Préparez aussi plusieurs rouleaux d’étiquettes, des marqueurs et une réserve de monnaie afin de ne pas interrompre les ventes.
Testez les terminaux de paiement, les multiprises, les rallonges, les machines à café et les bouilloires la veille. Préparez la caisse et la monnaie dans une boîte séparée, puis vérifiez le fonctionnement du matériel avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de bienfaisance ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’association caritative, les stands, les bénévoles et les invitations.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de bienfaisance ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la caisse et 1 personne disponible pour la logistique, puis ajoutez des renforts par créneaux de 2 à 3 heures selon le nombre de stands. Établissez le planning au moins 7 jours avant.
Quand préparer les prix et les étiquettes des marchandises ?: Triez et tarifez les marchandises la veille ou 2 jours avant le marché. Conservez ensuite les articles étiquetés dans des boîtes séparées pour éviter les mélanges pendant l’installation.
Comment préparer la caisse d’un marché de bienfaisance ?: Préparez la caisse la veille avec de la monnaie en petites coupures et pièces, puis testez les terminaux de paiement au même moment. Gardez la caisse dans un point surveillé et prévoyez une personne responsable pendant chaque créneau.

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