Café des aidants : que prévoir et en quelles quantités ?

Pour un Café des aidants, les achats ne se limitent pas au café et aux en-cas. Il faut aussi préparer un accueil fluide, un buffet facile à servir et le matériel nécessaire aux échanges et à la présentation du programme. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emprunter, avec des repères de quantité pour un groupe de participants. Ajuste les volumes après confirmation des inscriptions et des besoins alimentaires.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Écran de présentation
Ordinateur portable

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 60
Badges nominatifsqté 60
Compositions floralesqté 4
Guirlandesqté 6
Cartes de menuqté 8

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Porte-sacs-poubelleqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus de raisin - 3 paquets
- Citrons - 8 pièces
- Glaçons - 4 sacs
- Mini-wraps - 80 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Baguettes - 8 pièces
- Crackers complets - 6 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Filet de dinde - 1,5 kilogramme
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini-muffins - 80 pièces
- Biscuits à l’avoine - 6 paquets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Crackers pauvres en sel - 3 paquets
- Soupe de légumes - 8 litres
- Soupe de tomates - 6 litres
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 2 paquets

Conseils

Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure. Réserve une partie de l’eau et des boissons froides pour les personnes qui arrivent plus tard.
Compte une tasse par participant pour le café ou le thé, puis ajoute 10 % de marge. Prépare au moins 2 carafes d’eau par tranche de 20 personnes et vérifie que les machines à café, bouilloires et thermos sont disponibles.
Pour le buffet, prévois 2 à 3 portions d’en-cas par personne, avec 10 % de réserve. Achète les quantités après avoir recueilli les allergies, régimes particuliers et autres besoins alimentaires.
Prévois une assiette, un couvert et un verre par participant, plus 10 % de rechange. Ajoute suffisamment de pinces, louches et plateaux pour que le service reste possible sans manipuler les aliments à la main.
Ne commande pas le matériel technique la veille : vérifie au moins 3 jours avant la rencontre les enceintes, le microphone, l’écran, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises. Prépare aussi les badges nominatifs et les porte-noms avant l’installation de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un Café des aidants ?: Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson supplémentaire par heure. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les arrivées tardives et les besoins imprévus.
Quelle quantité d’en-cas acheter pour un Café des aidants ?: Compte 2 à 3 portions d’en-cas par personne, avec 10 % de réserve. Confirme les allergies et régimes alimentaires au plus tard 3 jours avant la rencontre afin d’adapter les achats.
Combien de vaisselle faut-il prévoir par participant ?: Prévois une tasse, un verre, une assiette et un couvert par personne, puis ajoute 10 % de rechange. Pour 30 participants, cela représente au moins 33 unités de chaque élément utilisé.
Quand faut-il vérifier le matériel du Café des aidants ?: Fais l’inventaire au moins 3 jours avant l’événement et teste le matériel technique la veille. Vérifie notamment les enceintes, le microphone, l’écran, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises.

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