Bourse du film : la liste de courses à prévoir

Une bourse du film demande plus que des tables et quelques affiches. Il faut préparer l’accueil des visiteurs, les stands des exposants, les présentations, le quiz cinéma et les paiements sans bloquer la circulation. Cette liste regroupe le matériel audiovisuel, le mobilier, l’éclairage et les fournitures à acheter ou à emporter. Prévoyez aussi les éléments souvent oubliés, comme les adaptateurs, les rallonges, les câbles de recharge et les solutions de secours pour la connexion.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Nappesqté 24
Poubellesqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Antivols pour ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Batteries externesqté 4
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Imprimante d'étiquettes
Scanners portatifsqté 2
Routeur Wi-Fi

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Pieds de lampeqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 20
Claps de cinéma décoratifsqté 4
Tapis rouge
Ruban de balisageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux d'informationqté 6
Goulottes de câblesqté 10
Gafferqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Conteneurs alimentairesqté 12

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Thé glacé - 6 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Eau plate - 10 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 canettes
- Bière - 48 canettes
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Prosecco - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Popcorn - 6 sachets
- Mini-biscuits - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Mini-croissants - 60 pièces
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Wraps aux légumes - 40 pièces
- Wraps au poulet - 40 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Tranches de jambon - 1 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 flacon
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Serviettes - 600 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Pailles - 200 pièces
- Piques à cocktail - 2 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Glace surgelée - 10 sacs
- Sacs-repas en papier - 100 pièces
- Étiquettes pour allergènes - 2 paquets
- Stylos - 20 pièces
- Papier d'impression - 2 paquets
- Encre couleur - 2 cartouches
- Bracelets - 250 pièces
- Étiquettes nominatives - 200 pièces
- Formulaires du quiz film - 200 pièces
- Crayons de quiz - 100 pièces
- Trophées de prix - 3 pièces
- Cartes-cadeaux - 3 pièces
Glacières pour boissonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Filtres à caféqté 200
Mugs isothermesqté 100
Cartes des allergènesqté 30
Cartes de menuqté 12

Nettoyage

Poubelles avec couvercleqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Prévoyez au moins deux câbles HDMI et deux adaptateurs compatibles avec les ordinateurs des exposants : les présentations n’utilisent pas toutes la même sortie vidéo.
Comptez une multiprise pour deux stands équipés et ajoutez au moins 20 % de rallonges par rapport au calcul initial. Testez chaque branchement avant l’ouverture.
Pour l’accueil, préparez les badges nominatifs, les listes d’inscription imprimées et une imprimante d’étiquettes au plus tard la veille, avec suffisamment de consommables pour les inscriptions sur place.
Testez le terminal de paiement et rechargez les appareils la veille. Gardez une batterie externe et un tiroir-caisse pour éviter de dépendre d’une seule solution de paiement.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant le début et prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour organiser une bourse du film ?: Prévoyez du mobilier pour les stands et l’accueil, un projecteur avec écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, des adaptateurs, des enceintes et des microphones. Ajoutez les badges, la signalétique, les multiprises, les rallonges, le matériel de paiement et les boissons.
Combien de multiprises et de rallonges faut-il pour une bourse du film ?: Comptez environ une multiprise pour deux stands équipés, puis ajoutez 20 % de réserve. Prévoyez au minimum deux rallonges de secours et vérifiez leur longueur selon le plan des stands.
Quand préparer le matériel audiovisuel d’une bourse du film ?: Rassemblez les fichiers de présentation et testez le projecteur, l’écran, les câbles, les enceintes et les microphones au plus tard la veille. Rechargez les appareils et copiez les fichiers sur au moins deux clés USB.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une bourse du film ?: Pour la première heure, comptez deux à trois boissons par personne, puis environ une boisson par personne et par heure supplémentaire. Refroidissez-les au moins 6 heures avant et prévoyez une marge pour les exposants et l’équipe.

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