Barbecue de collecte de fonds : que faut-il acheter ?

Pour un barbecue de collecte de fonds, les achats ne se limitent pas à la viande et aux boissons. Il faut aussi prévoir le service, la chaîne du froid, la préparation des salades, le paiement des dons et l’installation extérieure. Compte les quantités à partir de la liste définitive des invités, en séparant les besoins alimentaires particuliers. Cette liste t’aide à vérifier les achats et le matériel avant le jour du barbecue, sans oublier les éléments souvent réservés trop tard : tentes, barbecues, tables et équipements électriques.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 70
Petits bolsqté 60
Verres à boireqté 80
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 70
Assiettes de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 12

Équipement

Barbecuesqté 3
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Pinces de barbecueqté 6
Thermomètres à viandeqté 2
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Fanions de fêteqté 4
Panneaux de donsqté 3
Listes de prixqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses
- Hamburgers de bœuf - 60 pièces
- Brochettes de porc - 60 bâtonnets
- Filet de poulet - 5 kilogrammes
- Saucisses grillées - 60 pièces
- Burgers végétariens - 15 pièces
- Saucisses végétariennes - 15 pièces
- Petits pains à hamburger - 70 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Salade de pommes de terre - 6 kilogram
- Salade de pâtes - 6 kilogrammes
- Salade mixte - 5 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Épis de maïs - 60 pièces
- Champignons - 3 kilogram
- Oignons - 3 kilogrammes
- Ail - 6 têtes
- Citron - 20 pièces
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Sauce barbecue - 4 bouteilles
- Ketchup - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 4 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 bouteilles
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Arachides - 4 sachets
- Sucettes glacées - 60 pièces
- Charbon de bois - 30 kilogrammes
- Allume-feu - 4 paquets
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Serviettes - 150 pièces
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévois environ 250 à 300 g de viande ou d’alternatives végétales par adulte, puis ajoute 10 % pour les portions imprévues. Sépare les aliments destinés aux régimes particuliers et marque-les clairement.
Pour les boissons, compte 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Mets-les au frais plusieurs heures avant le début et prévois des glacières séparées pour garder les aliments au froid.
Achète ou réserve la vaisselle pour le nombre maximal de convives, avec une marge d’environ 10 %. Les assiettes de service, plateaux, louches et pinces manquent souvent au moment de remplir le buffet.
Réserve les tentes, tables, chaises et barbecues dès que le nombre d’invités est suffisamment fiable, idéalement au moins 2 semaines avant. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, éclairage et alimentation avant l’installation.
Prépare un point de dons distinct du buffet, avec panneaux de dons et listes de prix visibles. Teste le mode de paiement au plus tard la veille et garde une solution de secours si le paiement électronique dépend du réseau.

Questions fréquentes

Que prévoir pour un barbecue de collecte de fonds ?: Il faut prévoir la nourriture, les boissons, la vaisselle, les glacières, les barbecues, les tables, les chaises et les tentes. Ajoute le matériel de préparation, les poubelles, les panneaux de dons et les équipements électriques nécessaires.
Combien de nourriture prévoir par personne pour un barbecue ?: Compte environ 250 à 300 g de viande ou d’alternatives végétales par adulte, sans oublier les accompagnements. Ajoute une marge de 10 % si les portions ne sont pas confirmées ou si l’événement dure plusieurs heures.
Combien de boissons acheter pour un barbecue ?: Prévois 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Achète les boissons au moins la veille pour pouvoir les refroidir avant l’arrivée des invités.
Quand réserver le matériel pour une collecte de fonds en plein air ?: Réserve les tentes, tables, chaises et barbecues au moins 2 semaines à l’avance, surtout si l’événement réunit beaucoup de personnes. Vérifie les prévisions météo et l’alimentation électrique la veille, puis confirme les besoins après la clôture des inscriptions.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.