Que faut-il prévoir pour une assemblée générale extraordinaire ?

Pour une assemblée générale extraordinaire, les achats ne se limitent pas aux boissons et au café. Il faut aussi prévoir le matériel de vote, les documents imprimés, l’accueil des participants et une installation claire de la salle. Cette liste regroupe les fournitures nécessaires pour organiser la réunion sans manquer de bulletins, de stylos ou de vaisselle. Vérifie les quantités dès que le nombre de participants est confirmé, idéalement au moins une semaine avant la réunion.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table de réunion
Table d'information
Table de vote
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de réunion

Urne de vote
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 80
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Blocs-notesqté 60
Bulletins de voteqté 80
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Cacao en poudre - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Crème chantilly - 2 bombes
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 8 pièces
- Pommes - 30 pièces
- Raisins - 3 grappes
- Bananes - 20 pièces
- Petits pains au café - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 30 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Houmous - 4 barquettes
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 1 kilo
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange apéritif - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Mini bâtonnets au fromage - 4 paquets
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Essuie-tout en papier - 4 paquets

Conseils

Prévois un bulletin de vote et un stylo par participant inscrit, puis ajoute 10 % de réserve pour les bulletins mal remplis ou les inscriptions de dernière minute.
Pour l’accueil, prépare un badge nominatif par personne attendue et environ 10 % de porte-badges supplémentaires. Garde aussi des blocs-notes et des stylos sur la table d’information.
Installe trois espaces distincts : une table de réunion, une table d’information et une table de vote. Prévois une urne visible et suffisamment de presse-papiers pour distribuer les documents sans créer de file.
Pour le café, compte au minimum une tasse et une cuillère par participant, avec une machine à café ou une bouilloire adaptée au nombre de personnes. Mets les boissons au frais avant l’arrivée des participants.
Teste le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’ouverture de la salle. Ajoute des rallonges et des multiprises pour éviter de déplacer les tables au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de bulletins de vote faut-il imprimer ?: Imprime un bulletin par participant inscrit, plus une réserve de 10 %. Pour 40 participants, prévois donc 44 bulletins afin de remplacer les bulletins abîmés ou mal remplis.
Combien de stylos et de blocs-notes prévoir pour l’assemblée ?: Prévois au moins un stylo par participant et un bloc-notes pour chaque personne qui doit prendre des notes. Ajoute 5 à 10 stylos de réserve pour une réunion de 40 personnes.
Quand préparer le matériel de vote ?: Prépare l’urne, les bulletins, les presse-papiers et les stylos au plus tard la veille. Le jour de la réunion, installe la table de vote et vérifie son contenu au moins 60 minutes avant l’accueil.
Combien de temps à l’avance faut-il installer la salle ?: Commence l’installation environ 90 minutes avant le début de l’assemblée. Garde les 30 dernières minutes pour tester la présentation, la sonorisation et la disposition des documents.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.