Einkaufsliste für eine außerordentliche Mitgliederversammlung

Für eine außerordentliche Mitgliederversammlung brauchst du mehr als Getränke und Sitzplätze: Abstimmungen, Unterlagen und Technik müssen am Tag selbst ohne Verzögerung funktionieren. Plane Papier, Stifte und Stimmzettel nach der erwarteten Teilnehmerzahl plus Reserve. Für Kaffee, Wasser und Catering helfen feste Mengen pro Person. Die vollständige Liste unten zeigt, was du einkaufen, ausleihen oder rechtzeitig zum Veranstaltungsort bringen solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
Besprechungstisch
Infotisch
Wahltisch
TischdeckenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
TellerAnz. 60
TortenplattenAnz. 60
TeelöffelAnz. 60
GabelnAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Tagungsmaterial

Wahlurne
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 80
NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
NotizblöckeAnz. 60
StimmzettelAnz. 80
TackerAnz. 2
LocherAnz. 2
KlebebandrollenAnz. 4
WegweiserAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ScherenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Teebeutel - 100 Stück
- Kakaopulver - 1 Dose
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Packung
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Schlagsahne - 2 Sprühdosen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Zitronen - 8 Stück
- Äpfel - 30 Stück
- Trauben - 3 Trauben
- Bananen - 20 Stück
- Kaffeekuchen - 60 Stück
- Mini-Rosinenbrötchen - 60 Stück
- Rosinenbrötchen - 30 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Kochschinken - 1 kilo
- Hummus - 4 Schalen
- Gurken - 4 Stück
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Knabbermix - 3 Beutel
- Oliven - 3 Gläser
- Mini-Käsestangen - 4 Packungen
- Salzgebäck-Mix - 3 Tüten
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Papierservietten - 200 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 1 Rolle
- Aluminiumfolie - 1 Rolle
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 2 Flaschen
- Papiertücher - 4 Pakete

Tipps

Plane pro erwarteter Person mindestens einen Kugelschreiber und einen Stimmzettel ein; drucke zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve für Nachmeldungen und Ersatz aus.
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Wasser bereits beim Einlass bereit und kühle die übrigen Getränke spätestens zwei Stunden vorher.
Nimm bei den Tagungsunterlagen etwa 10 Prozent mehr Exemplare als angemeldete Mitglieder mit. So fehlen bei kurzfristigen Gästen oder beschädigten Unterlagen keine Kopien.
Ordne Wahlurne, Wahltisch, Klemmbretter und Stimmzettel vor Beginn gemeinsam an einem festen Wahlstand an. Lege dort auch Ersatzstifte bereit, damit die Abstimmung nicht wegen Kleinigkeiten stockt.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor Beginn. Prüfe dabei auch zwei Verlängerungskabel und lege die Kabel so aus, dass niemand im Laufweg darüber stolpert.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine außerordentliche Mitgliederversammlung?: Du brauchst Sitz- und Tischausstattung, Getränke und Geschirr, Tagungsunterlagen, Namensschilder sowie Material für Abstimmungen. Für die Präsentation gehören Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher auf die Checkliste.
Wie viele Stimmzettel soll ich drucken?: Drucke einen Stimmzettel pro stimmberechtigtem Mitglied und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve. Bei 80 erwarteten Stimmberechtigten sind das etwa 88 bis 92 Stimmzettel.
Wie viel Getränke brauche ich für die Mitgliederversammlung?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro weiterer Stunde. Bei 50 Teilnehmenden brauchst du für die erste Stunde also ungefähr 100 bis 150 Getränkeportionen, einschließlich Wasser, Kaffee oder anderer Getränke.
Wann muss ich die Technik und das Wahlmaterial vorbereiten?: Richte Wahlstand und Unterlagen mindestens 45 Minuten vor Beginn ein. Schalte die komplette Technik mindestens 60 Minuten vorher ein und teste Präsentation, Ton und Stromversorgung mit allen benötigten Kabeln.

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