Organiser une assemblée générale extraordinaire sans rien oublier

Une assemblée générale extraordinaire se prépare d’abord autour de la date, de la salle et de l’ordre du jour. Ensuite, il faut cadrer la procédure de vote, réunir les documents et envoyer les convocations suffisamment tôt. Les inscriptions permettent d’anticiper les présences, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire. Le jour même, prévoyez un espace distinct pour l’accueil, les informations et le vote, puis testez la présentation et la sonorisation avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer la date de la réunion
2 personnes
3
Établir l’agenda
2 personnes
4
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
5
Préparer la procédure de vote
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer un rappel
10
Faire la liste des présences
11
Imprimer les bulletins de vote
12
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
14
Faire les courses
2 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer le service traiteur
3 personnes
17
Ouvrir la salle
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Installer la table de réunion
2 personnes
21
Installer la table d’information
2 personnes
22
Installer la table de vote
2 personnes
23
Tester le système de sonorisation
2 personnes
24
Tester la présentation
25
Préparer les documents de réunion
2 personnes

Événement

26
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
27
Vérifier les membres et les pouvoirs
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Ouvrir la réunion
30
Rédiger le compte rendu
31
Gérer la présentation
32
Gérer l’ambiance
2 personnes
33
Compter les bulletins de vote
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Servir les amuse-bouches
2 personnes
36
Clôturer la liste de présence
37
Clore la réunion officiellement

Suivi

38
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer la cuisine
2 personnes
41
Nettoyer la salle
3 personnes
42
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
43
Ranger le matériel
2 personnes
44
Rassembler les objets perdus
45
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
46
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
47
Archiver les documents de réunion
48
Rédiger le procès-verbal
49
Envoyer le résultat aux membres
50
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table de réunion
Table d'information
Table de vote
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de réunion

Urne de vote
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 80
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Blocs-notesqté 60
Bulletins de voteqté 80
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et confirmez la date avant de rédiger l’ordre du jour : gardez au moins 2 à 3 semaines pour préparer les documents et convoquer les participants.
Définissez la procédure de vote avant l’envoi des invitations. Préparez les bulletins, l’urne et les stylos en fonction du nombre attendu, avec une marge d’environ 10 %.
Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la réunion et utilisez les inscriptions pour établir la liste des présences. C’est aussi le moment de vérifier les besoins alimentaires.
Installez trois zones clairement identifiées : une table d’information, une table de réunion et une table de vote. Préparez les badges nominatifs avant l’ouverture de la salle pour éviter une file à l’accueil.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début. Branchez les rallonges et multiprises à l’avance, puis gardez les documents imprimés comme solution de secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une assemblée générale extraordinaire ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle et la date, préparer l’ordre du jour et les documents, organiser le vote, puis envoyer les convocations et un rappel 3 à 5 jours avant la réunion.
Quand envoyer les convocations pour une assemblée générale extraordinaire ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et l’ordre du jour sont confirmés, de préférence au moins 2 semaines avant la réunion. Le rappel peut partir 3 à 5 jours avant, avec les informations pratiques et les modalités de vote.
Que faut-il préparer pour le vote d’une assemblée générale extraordinaire ?: Préparez la procédure, les bulletins, l’urne, les stylos et une table dédiée. Imprimez environ 10 % de bulletins supplémentaires par rapport au nombre de participants attendus afin de couvrir les erreurs ou les inscriptions tardives.
Quand installer la salle avant l’assemblée générale ?: Commencez l’installation au moins 60 minutes avant l’accueil : tables, chaises, badges, documents et matériel de vote. Testez ensuite la présentation et la sonorisation avant l’arrivée des participants.

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