Boodschappenlijst voor een buitengewone ledenvergadering

Voor een buitengewone ledenvergadering heb je meer nodig dan alleen koffie en vergaderstukken. Richt drie aparte plekken in: een informatietafel, een stemtafel en een vergadertafel. Zorg daarnaast dat presentatie, geluid en stemprocedure vooraf getest zijn. De lijst hieronder helpt je bepalen wat je moet kopen, lenen of meenemen, zodat deelnemers bij binnenkomst direct kunnen registreren, stemmen en de stukken volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Vergadertafel
Informatietafel
Stemtafel
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Gebaksbordjesaantal 60
Theelepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Vergadermateriaal

Stembus
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 80
Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Stembiljettenaantal 80
Nietmachinesaantal 2
Perforatorsaantal 2
Plakbandrollenaantal 4
Pijlbordenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Theezakjes - 100 stuks
- Cacaopoeder - 1 bus
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 6 liter
- Havermelk - 2 liter
- Slagroom - 2 spuitbussen
- Spa Blauw - 48 flesjes
- Spa Rood - 24 flesjes
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Appels - 30 stuks
- Druiven - 3 trossen
- Bananen - 20 stuks
- Koffiekoeken - 60 stuks
- Minirozijnenbroodjes - 60 stuks
- Krentenbollen - 30 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Achterham - 1 kilo
- Hummus - 4 bakjes
- Komkommers - 4 stuks
- Cherrytomaten - 1 kilo
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Borrelnoten - 3 zakken
- Olijven - 3 potten
- Mini-kaasstengels - 4 pakken
- Zoutjesmix - 3 zakken
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Papieren servetten - 200 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Vershoudfolie - 1 rol
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 40 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 2 flacons
- Papieren handdoeken - 4 pakken

Tips

Leg per deelnemer één set vergaderstukken, één notitieblok en één balpen klaar. Print de stukken uiterlijk één werkdag vooraf, zodat ontbrekende pagina’s nog kunnen worden aangevuld.
Neem voor elke stemgerechtigde minimaal één stembiljet mee en druk daarnaast 10% extra exemplaren. Leg de biljetten bij de stemtafel en zet de stembus zichtbaar maar niet direct naast de vergadertafel.
Reken voor koffie en thee op één kop per aanwezige plus 20% reserve. Zet waterglazen op de vergadertafel en controleer vóór opening of er genoeg koffiezetapparaten, waterkokers en verlengkabels zijn.
Voorzie de informatietafel van naambadges en badgehouders voor alle aangemelde deelnemers, met minstens vijf lege badges voor onverwachte aanwezigen. Maak de aanwezigheidslijst pas definitief nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers minimaal 60 minuten voor aanvang in de zaal zelf. Neem minstens twee verlengkabels en twee stekkerdozen mee; stopcontacten blijken vaak niet naast de vergadertafel te zitten.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik meenemen naar een buitengewone ledenvergadering?: Neem vergaderstukken, stembiljetten, een stembus, balpennen, notitieblokken, naambadges en badgehouders mee. Voor de techniek heb je minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen nodig.
Hoeveel stembiljetten moet ik drukken voor een ledenvergadering?: Druk voor iedere stemgerechtigde één stembiljet en voeg 10% reserve toe. Bij 40 stemgerechtigden druk je dus 44 biljetten; controleer de aantallen uiterlijk één werkdag vooraf.
Hoeveel koffie en servies heb ik nodig per persoon?: Reken op één koffiekopje, één waterglas, één vork en één theelepel per aanwezige, plus 20% reserve. Voor gebak heb je één gebaksbordje per persoon nodig; tel voor onverwachte aanwezigen minimaal vijf extra sets.
Wanneer moet ik de vergaderstukken en techniek klaarzetten?: Leg de vergaderstukken minimaal 30 minuten voor binnenkomst klaar en test de techniek 60 minuten voor aanvang. Zo houd je nog tijd over om een ontbrekende kabel, pen of afdruk te vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.