Checklist pour organiser une assemblée générale extraordinaire

Une assemblée générale extraordinaire demande surtout une préparation rigoureuse des décisions et du vote. Commencez par confirmer la date, réserver la salle et établir l’ordre du jour, puis rassemblez les documents nécessaires. Les convocations, les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être suivis jusqu’au rappel final. Le jour venu, prévoyez un espace distinct pour l’accueil, l’information et le vote, et testez la sonorisation ainsi que la présentation avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer la date de la réunion
2 personnes
Établir l’agenda
2 personnes
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
Préparer la procédure de vote
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Faire la liste des présences
Imprimer les bulletins de vote
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table de réunion
2 personnes
Installer la table d’information
2 personnes
Installer la table de vote
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester la présentation
Préparer les documents de réunion
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Vérifier les membres et les pouvoirs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la réunion
Rédiger le compte rendu
Gérer la présentation
Gérer l’ambiance
2 personnes
Compter les bulletins de vote
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Clôturer la liste de présence
Clore la réunion officiellement

Suivi

Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
2 personnes
Archiver les documents de réunion
Rédiger le procès-verbal
Envoyer le résultat aux membres
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table de réunion
Table d'information
Table de vote
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de réunion

Urne de vote
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 80
Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Blocs-notesqté 60
Bulletins de voteqté 80
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’ordre du jour avant d’envoyer les convocations : les participants doivent savoir quelles décisions seront soumises au vote et quels documents lire à l’avance.
Préparez les bulletins de vote, l’urne, les stylos et les presse-papiers au moins la veille. Une table de vote séparée évite de bloquer l’accueil ou la table de réunion.
Imprimez les documents en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques exemplaires supplémentaires. Gardez aussi une version numérique sur l’ordinateur utilisé pour la présentation.
Envoyez un rappel quelques jours avant la réunion et mettez à jour la liste des présences. Vérifiez à ce moment-là les besoins alimentaires encore non signalés.
Ouvrez la salle suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, les badges et le matériel audiovisuel. Testez le microphone, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur et les rallonges avant le début de la séance.

Questions fréquentes

Quand envoyer les convocations pour une assemblée générale extraordinaire ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et l’ordre du jour sont confirmés. Prévoyez ensuite un rappel quelques jours avant la réunion afin de vérifier les inscriptions et les présences.
Combien d’exemplaires des documents faut-il imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit, puis ajoutez environ 5 à 10 % d’exemplaires de réserve. Préparez les documents définitifs au plus tard la veille pour éviter les modifications de dernière minute.
Quand préparer le vote d’une assemblée générale extraordinaire ?: Préparez la procédure, les bulletins et l’urne avant l’ouverture de la salle. Installez la table de vote et vérifiez le matériel au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 60 minutes pour installer les tables, les chaises, l’accueil, la table de vote et le matériel de présentation. Ajoutez 15 à 30 minutes pour tester la sonorisation et le vidéoprojecteur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.