Qué necesitas para una acción de patrocinio
Una acción de patrocinio necesita más que banners con logotipos. Esta lista reúne el material para recibir asistentes, servir comida y bebidas, gestionar donaciones y mostrar a los patrocinadores de forma ordenada. Prepara con tiempo las carpas, mesas, vajilla, equipos de pago y señalización. Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un margen para evitar compras de última hora.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 10
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos de técant. 60
- Bandejas para servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharones de servircant. 6
- Cuencoscant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de cajacant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Walkie-talkiescant. 4
Decoración
- Banners de patrocinadorescant. 6
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 8
- Globoscant. 100
- Cintascant. 6
- Tiras adhesivascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Escobas de manocant. 2
- Papelelerascant. 6
Catering
- Cajas de donacionescant. 3
- Portabadgescant. 80
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Cartas del menúcant. 10
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 8 unidades
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Bocadillos - 100 unidades
- Panecillos integrales - 30 unidades
- Mantequilla - 2 paquetes
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilos
- Hummus - 1,5 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Ensalada mixta - 6 bolsas
- Sopa de verduras - 8 litros
- Sopa de tomate - 8 litros
- Picatostes - 4 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 60 unidades
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
Consejos
- Calcula la vajilla para el total de asistentes confirmados y añade un 10 % de margen. Prevé vasos reutilizables, platos y cubiertos, además de tazas de café y vasos de té si sirves ambas bebidas.
- Para el servicio de bebidas calientes, prepara al menos una máquina de café, una tetera y varios termos. Llena los termos justo antes de abrir y reserva agua y café o té para toda la franja del programa.
- Comprueba las necesidades eléctricas como mínimo 48 horas antes. Las máquinas de café y otros equipos pueden requerir cables alargadores y regletas separados para no sobrecargar una sola conexión.
- No dejes la señalización para el mismo día: coloca los carteles direccionales, los paneles informativos y la pared de patrocinadores con varias horas de margen. Lleva los logotipos en formato listo para imprimir y una copia de repuesto.
- Separa el material de cobro antes de montar la mesa de donaciones. Comprueba los terminales de pago, las cajas de caja y la conexión disponible al menos 24 horas antes, y asigna una persona para revisar los pagos durante el evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una acción de patrocinio?
- Calcula un juego completo por asistente confirmado y añade un 10 % de reserva. Si esperas 100 personas, prepara aproximadamente 110 vasos, platos y juegos de cubiertos, ajustando las tazas al número de servicios de café y té.
- ¿Cuándo debo enfriar las bebidas?
- Enfría las bebidas entre 12 y 24 horas antes de la acción. Comprueba las neveras portátiles la víspera y deja espacio suficiente para que el aire frío circule y las bebidas no queden a temperatura ambiente.
- ¿Cuándo hay que preparar los banners y carteles de patrocinadores?
- Recoge los logotipos y revisa los diseños al menos 7 días antes. Imprime los banners, paneles y carteles como mínimo 48 horas antes para poder corregir errores o pedir una copia adicional.
- ¿Cuántas mesas y sillas hacen falta?
- Cuenta una silla por asistente que vaya a sentarse y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para las mesas, separa las necesidades de recepción, catering, donaciones, pagos y patrocinadores antes de confirmar el alquiler o el préstamo.
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