Qué necesitas para organizar una subasta benéfica
Una subasta benéfica necesita más que artículos donados y un subastador. La zona de registro, la mesa de pujas, el sonido y el cobro deben estar preparados antes de recibir al primer invitado. Calcula la vajilla según el número de asistentes y deja material de reserva para las pujas, las etiquetas y los pagos. Esta lista reúne lo que conviene comprar, alquilar o llevar para que la subasta avance sin interrupciones.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mostrador de registro
- Mesa de subastacant. 2
- Taburetescant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 40
Vajilla
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 90
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Portátilescant. 2
- Tabletscant. 2
- Cajero automático
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables de cargacant. 6
- Impresora de etiquetas
- Impresora
- Baterías de repuestocant. 20
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 6
- Soportes para lámparascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Fundas para sillascant. 90
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 8
- Señales de orientacióncant. 8
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 2
- Masilla adhesivacant. 4
- Marcos de fotoscant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cuencoscant. 20
- Pinzascant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Bandejascant. 8
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 12 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 3 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Rosado - 4 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 12 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Panecillos integrales - 60 unidades
- Panecillos blancos - 60 unidades
- Pan integral - 4 panes
- Mantequilla - 4 paquetes
- Queso crema - 6 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Hummus - 8 cuencos
- Pechuga de pollo en lonchas - 2 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Rúcula - 8 bolsas
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mandarinas - 40 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Crackers salados - 8 paquetes
- Aceitunas - 6 tarros
- Frutos secos mixtos - 6 bolsas
- Pasas - 4 bolsas
- Miniquiches - 120 unidades
- Mini rollitos primavera - 120 unidades
- Wraps rellenos - 80 unidades
- Wraps vegetarianos - 40 unidades
- Wraps veganos - 30 unidades
- Bitterballen - 120 unidades
- Mostaza - 3 tarros
- Mayonesa - 3 botes
- Ketchup - 3 botellas
- Salsa chili - 2 botellas
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 80 unidades
- Tarta de manzana - 6 tartas
- Tarta vegana - 2 tartas
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Servilletas - 500 unidades
- Vasos de papel - 150 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Palillos para cócteles - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para el lavavajillas - 40 unidades
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Toallas de papel - 6 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
Material de subasta
- Cartas de lotecant. 80
- Tarjetas de pujacant. 100
- Números de pujacant. 100
- Pegatinas de lotescant. 100
- Tableros con pinzacant. 12
- Bolígrafoscant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bloc de notascant. 12
- Caja para efectivo
- Caja para contar dinero
- Sobrescant. 120
- Reciboscant. 150
- Cajas de envíocant. 30
- Cinta de regalocant. 4
- Papel de regalocant. 6
- Plástico de burbujascant. 2
- Cinta americanacant. 4
- Tijerascant. 8
- Calculadorascant. 4
- Carpetas archivadorascant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cámara de fotos
- Trípode
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
- Escobillas de bañocant. 3
- Portarrollos de papel higiénicocant. 3
Seguridad
- Linternascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Señales de advertenciacant. 4
- Cinta adhesiva para cablescant. 4
Consejos
- Prepara una mesa de registro independiente y coloca allí las tablets, los formularios, las tarjetas de puja y el material para identificar a cada participante. Lleva al menos un bolígrafo por cada 5 asistentes y un 10 % adicional de tarjetas.
- Comprueba el sonido en la sala al menos 2 horas antes de abrir las puertas. Ten dos micrófonos inalámbricos disponibles, soportes y baterías de repuesto para evitar pausas durante la puja.
- Calcula platos, vasos, copas y cubiertos para cada invitado y añade un 10-15 % de margen. Si el catering incluye café y postre, cuenta también una taza, una cucharilla y un plato de postre por persona.
- Separa los artículos de la subasta por lotes y colócales una etiqueta visible antes de que llegue el público. Reserva un espacio seguro para guardarlos y lleva una impresora de etiquetas o etiquetas ya impresas para los cambios de última hora.
- Revisa los cables de carga, alargadores y regletas antes del evento y etiqueta cada cable según su uso. Lleva al menos un cable de carga y una regleta de reserva por cada puesto con portátil o tablet.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta vajilla necesito para una subasta benéfica?
- Calcula una unidad por asistente para platos, vasos, cubiertos y copas si solo habrá un servicio. Añade entre un 10 % y un 15 % de reserva; para 100 invitados, prepara aproximadamente 110-115 unidades de cada pieza necesaria.
- ¿Qué equipo de sonido hace falta para una subasta?
- Necesitas un sistema de sonido adecuado para la sala, dos micrófonos inalámbricos, soportes y baterías de repuesto. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes del inicio y comprueba que el subastador se oye desde la última fila.
- ¿Cuándo debo preparar las tarjetas y etiquetas de los lotes?
- Ten la lista de lotes, los precios de salida y las etiquetas terminados como mínimo 24 horas antes. Imprime un 10 % extra de tarjetas de puja y deja una impresora disponible para corregir cambios el mismo día.
- ¿Cuántas mesas necesito para una subasta benéfica?
- Reserva como mínimo una mesa para el registro, una mesa para la subasta y mesas adicionales para la exposición de los lotes y el catering. Confirma la distribución en el plano de la sala entre 1 y 2 días antes para dejar pasillos despejados.
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