Qué necesitas para una reunión del consejo municipal

Una reunión del consejo municipal necesita más que mesas y sillas. Hay que dejar preparada la documentación, comprobar la presentación y organizar café, té y agua antes de que llegue la primera persona. Esta lista reúne el material que se utiliza para recibir a los participantes, repartir el orden del día y trabajar durante la sesión. Calcula el material según el número de asistentes y añade unidades de reserva para evitar interrupciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de reunióncant. 6
Sillascant. 40
Mantelescant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono
Altavoz
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3
Clic de presentación

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de serviciocant. 4
Jarracant. 2
Cucharonescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2

Iluminación

Lámparas de piecant. 2

Oficina

Bloc de notascant. 40
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 4
Portatarjetas de nombrecant. 40
Carpetas para documentoscant. 40
Grapadora
Perforadora
Cinta adhesivacant. 2
Pizarra de hojas
Rotuladores para pizarracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 6
Fregonascant. 2
Escoba y recogedor

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Café descafeinado - 1 paquete
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 5 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Té de hierbas - 2 cajas
- Agua mineral sin gas - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 4 botellas
- Cola - 3 botellas
- Cola Zero - 3 botellas
- Sinas - 2 botellas
- Zumo de manzana - 2 envases
- Zumo de naranja - 2 paquetes
- Limones - 6 unidades
- Palitos para remover - 100 unidades
- Servilletas de papel - 200 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Baguettes - 6 unidades
- Pan integral - 4 panes
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso joven - 1 kilo
- Brie - 500 gram
- Hummus - 4 tarrinas
- Queso crema con hierbas - 4 tarrinas
- Ensalada de huevo - 3 recipientes
- Pepinos - 4 unidades
- Tomates - 1 kilo
- Pimientos - 6 unidades
- Zanahorias - 1 kilo
- Uvas - 2 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Galletas saladas - 4 paquetes
- Mini pretzels - 4 paquetes
- Galletas de mantequilla - 4 paquetes
- Snacks aptos para dietas - 2 paquetes
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Vasos de papel - 50 unidades
- Platos de papel - 50 unidades
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 12 rollos
- Lavavajillas - 1 botella
- Limpiador multiusos - 1 botella
- Limpiador de suelos - 1 botella
- Jabón de manos - 2 botellas

Consejos

Prepara una carpeta para cada participante con el orden del día y sus anexos. Imprime al menos 2 o 3 copias adicionales para incorporaciones de última hora o documentos dañados.
Comprueba el equipo de presentación entre 60 y 90 minutos antes: portátil, proyector, pantalla, micrófono, altavoz, clic, cables alargadores y regletas. Lleva un cable de repuesto si la sala tiene conexiones alejadas.
Calcula una taza de café o té por persona para la primera hora y prepara entre un 10 % y un 15 % adicional. Deja termos, tazas, vasos, platos y cubiertos listos antes de abrir la recepción.
Reserva una silla y una mesa por asistente y deja un pasillo libre para el acceso. Coloca los portatarjetas de nombre y la lista de asistencia en la mesa de recepción al menos 30 minutos antes.
Compra o reúne los suministros de oficina con antelación: un bloc de notas y un bolígrafo por participante, además de rotuladores fosforescentes y carpetas suficientes para toda la documentación. Las preferencias dietéticas deben estar confirmadas antes de hacer la compra.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una reunión del consejo municipal?: Necesitas mobiliario para cada asistente, equipo de presentación, material para registrar la asistencia y suministros para repartir los documentos. Para el servicio, prepara café, té y bebidas con una reserva del 10 % al 15 %.
¿Cuántas copias del orden del día debo imprimir?: Imprime una copia por participante y añade entre 2 y 3 copias de reserva. Si hay anexos, prepara cada juego completo en una carpeta para evitar que falten páginas durante la reunión.
¿Cuándo debo probar el micrófono y el proyector?: Haz la prueba entre 60 y 90 minutos antes de la hora de inicio. Comprueba también el portátil, el altavoz, el clic de presentación, los cables alargadores y las regletas.
¿Cuánto café y té compro para la reunión?: Calcula una taza por persona durante la primera hora y añade un 10 % o 15 % de margen. Si la sesión dura más de dos horas, prepara una segunda ronda o aumenta la cantidad prevista.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.