Que prévoir pour une réunion du conseil du village ?

Pour une réunion du conseil du village, les achats ne se limitent pas au café. Il faut prévoir les boissons, la vaisselle, les fournitures de prise de notes et le matériel nécessaire à la présentation des dossiers. Cette liste couvre une réunion de 10 à 20 participants, avec une marge pour les documents et les besoins pratiques. Vérifiez aussi ce qui est déjà disponible dans la salle avant de faire les courses.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 6
Chaisesqté 40
Nappesqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Carafeqté 2
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 2

Bureau

Blocs-notesqté 40
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 4
Porte-nomsqté 40
Classeurs de documentsqté 40
Agrafeuse
Perforatrice
Ruban adhésifqté 2
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 5 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Eau minérale plate - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 4 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 2 briques
- Jus d'orange - 2 packs
- Citrons - 6 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Baguettes - 6 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 1 kilo
- Brie - 500 grammes
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage frais aux fines herbes - 4 pots
- Salade d’œufs - 3 barquettes
- Concombres - 4 pièces
- Tomates - 1 kilo
- Poivrons - 6 pièces
- Carottes - 1 kilo
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips nature - 3 sachets
- Chips au paprika - 3 sachets
- Biscuits salés - 4 paquets
- Mini-bretzels - 4 paquets
- Biscuits au beurre - 4 paquets
- En-cas adaptés aux régimes alimentaires - 2 paquets
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Gobelets en papier - 50 pièces
- Assiettes en carton - 50 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Nettoyant sol - 1 bouteille
- Savon pour les mains - 2 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Ajoutez de l’eau en carafe et gardez les boissons au frais avant l’arrivée des participants.
Pour le café et le thé, comptez 2 tasses par personne pour une réunion de deux heures, avec une marge de 10 %. Préparez les thermos juste avant l’accueil afin d’éviter une boisson tiède.
Préparez au moins un bloc-notes et un stylo par participant, plus 10 % de réserve. Les marqueurs servent à identifier les tables, les porte-noms et les documents à distribuer.
Contrôlez les câbles la veille : prévoyez une rallonge et une multiprise par zone de branchement. Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le microphone avant le début de la réunion.
Si des documents sont remis sur place, imprimez un dossier complet par participant et 2 à 3 exemplaires supplémentaires. Rangez-les dans des classeurs distincts pour l’ordre du jour, les annexes et le compte rendu.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une réunion du conseil du village ?: Prévoyez des boissons, du café et du thé, ainsi que les tasses, verres et accessoires de service. Ajoutez un bloc-notes et un stylo par participant, avec environ 10 % de réserve, puis vérifiez le matériel de présentation.
Combien de café faut-il prévoir pour 15 personnes ?: Pour une réunion de deux heures, comptez environ 30 tasses, soit deux par personne. Préparez une réserve de 10 %, ce qui porte le total à environ 33 tasses, et utilisez un ou plusieurs thermos pour le service.
Combien de dossiers imprimer pour le conseil du village ?: Imprimez un dossier complet pour chaque participant inscrit, puis ajoutez 2 à 3 exemplaires de secours. Faites l’impression au plus tard la veille afin de pouvoir corriger une annexe manquante.
Quand tester le vidéoprojecteur et le microphone ?: Faites un premier contrôle la veille, puis un test complet au moins 30 minutes avant l’accueil. Vérifiez les rallonges, les multiprises, le son et l’affichage avec les fichiers réellement utilisés pendant la réunion.

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