Boodschappenlijst voor een dorpsraadsvergadering

Voor een dorpsraadsvergadering heb je meer nodig dan tafels en stoelen. Denk ook aan presentielijsten, geprinte agenda’s en stukken, schrijfmateriaal en werkende presentatietechniek. Voor koffie, thee en water moet je vooraf inschatten hoeveel deelnemers komen en hoe lang de vergadering duurt. Deze boodschappenlijst helpt je de vergaderruimte, ontvangsttafel en catering op tijd compleet te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Microfoon
Luidspreker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Schenkkanaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Kantoor

Notitieblokkenaantal 40
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 4
Naamkaarthoudersaantal 40
Documentmappenaantal 40
Nietmachine
Perforator
Plakbandaantal 2
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Dweilenaantal 2
Bezem en blik

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Theezakjes - 100 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Halfvolle melk - 5 liter
- Havermelk - 2 liter
- Kruidenthee - 2 dozen
- Mineraalwater plat - 6 flessen
- Mineraalwater bruisend - 4 flessen
- Cola - 3 flessen
- Cola Zero - 3 flessen
- Sinas - 2 flessen
- Appelsap - 2 pakken
- Jus d'orange - 2 pakken
- Citroenen - 6 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Papieren servetten - 200 stuks
- Koffiefilters - 100 stuks
- Stokbroden - 6 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 1 kilo
- Brie - 500 gram
- Hummus - 4 bakjes
- Kruidenroomkaas - 4 bakjes
- Eiersalade - 3 bakjes
- Komkommers - 4 stuks
- Tomaten - 1 kilo
- Paprika's - 6 stuks
- Wortels - 1 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Naturelchips - 3 zakken
- Paprikachips - 3 zakken
- Zoute koekjes - 4 pakken
- Mini-krakelingen - 4 pakken
- Roomboterkoekjes - 4 pakken
- Dieetvriendelijke snacks - 2 pakken
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol
- Papieren bekers - 50 stuks
- Papieren borden - 50 stuks
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 12 rollen
- Afwasmiddel - 1 fles
- Allesreiniger - 1 fles
- Vloerreiniger - 1 fles
- Handzeep - 2 flessen

Tips

Reken voor koffie en thee op minstens 2 warme dranken per deelnemer bij een vergadering van ongeveer 2 uur. Zet extra koffie en thee klaar als er geen geplande pauze is.
Leg voor iedere deelnemer een agenda, de bijlagen, een notitieblok en een balpen klaar. Print daarnaast 2 tot 3 extra sets voor late aanmeldingen of bezoekers.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidspreker minimaal 60 minuten voor aanvang. Neem meerdere verlengkabels en stekkerdozen mee; aansluitpunten staan vaak niet op de plek waar de vergadertafel komt.
Zet op de ontvangsttafel de presentielijst, naamkaarthouders en documentmappen klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen. Houd 5 tot 10 extra naamkaarthouders achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Koel water en andere dranken uiterlijk 30 minuten voor de start. Gebruik per 10 deelnemers minstens 1 serveerblad of schenkkan en controleer vooraf of er voldoende glazen, koffiekopjes en besteksets zijn.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een dorpsraadsvergadering?: Zorg naast koffie, thee en water voor notitieblokken, balpennen, documentmappen en naamkaarthouders. Voor de bijeenkomst heb je ook geprinte agenda’s en stukken, glazen, koffiekopjes en servies nodig; de volledige lijst staat op deze pagina.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een dorpsraadsvergadering?: Reken bij een vergadering van 2 uur op 2 warme dranken per persoon. Voor 20 deelnemers betekent dat ongeveer 40 koppen koffie of thee, plus een kleine reserve voor de organisatie en late bezoekers.
Hoeveel extra vergaderstukken moet ik printen?: Print naast één set per aangemelde deelnemer 2 tot 3 extra sets. Daarmee vang je onverwachte bezoekers en beschadigde of ontbrekende stukken op zonder tijdens de vergadering opnieuw te moeten printen.
Wanneer moet ik de techniek voor de vergadering klaarzetten?: Sluit laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidspreker minimaal 60 minuten voor aanvang aan. Test ook het geluid, de presentatie en de beschikbare verlengkabels voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.