Qué necesitas para una reunión inicial

Para una reunión inicial necesitas organizar dos zonas: la recepción y el espacio de presentación. La compra incluye bebidas frías, café, té, vajilla y material para identificar y registrar a los participantes. También debes llevar los folletos del programa, bolígrafos y todo lo necesario para conectar el portátil, el proyector y los altavoces. Usa la lista del plan para ajustar las cantidades al número final de asistentes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 2
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 4
Altavoces portátilescant. 2

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Carteles de bienvenidacant. 3
Globoscant. 40

Artículos de oficina

Folletos del programacant. 60
Bolígrafoscant. 70
Rotuladorescant. 12
Cinta adhesivacant. 4
Etiquetascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 6
Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 3
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 paquete
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 envases
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Limones - 10 unidades
- Pastelitos de café - 60 unidades
- Miniquiches - 60 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Palitos salados - 3 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Frutos secos mixtos - 3 bolsas
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 50 unidades
- Pepinos - 6 unidades
- Zanahorias - 3 kilos
- Hummus - 2 kilos
- Crackers - 6 paquetes
- Queso curado - 2 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Mini bollos - 80 unidades
- Wraps vegetarianos - 30 unidades
- Wraps veganos - 20 unidades
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Sopa de pollo - 5 litros
- Sopa vegetariana - 5 litros
- Sopa vegana - 3 litros
- Mantequilla - 500 gram
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 bote
- Servilletas de papel - 6 paquetes
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Papel higiénico - 24 rollos

Consejos

Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la reunión. Enfría las bebidas con antelación y reserva neveras portátiles para el traslado o el servicio.
Prepara una taza y un vaso por persona, más un 10 % adicional. Para el café y el té, lleva termos o recipientes de reserva para que el servicio no se interrumpa durante la presentación.
Imprime un folleto del programa por participante y lleva al menos un 10 % extra. Añade bolígrafos y rotuladores de reserva: suelen desaparecer en la mesa de registro.
Comprueba los cables HDMI, las regletas y los enrollacables el día anterior. Lleva un cable HDMI adicional y prueba el portátil, el proyector, la pantalla y los altavoces antes de que lleguen los invitados.
Separa las tarjetas de nombre, los carteles de bienvenida y las etiquetas de comidas especiales en la mesa de registro. Tenlos preparados como mínimo 30 minutos antes del inicio para evitar colas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas bebidas necesito para una reunión inicial?: Calcula entre dos y tres bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el total a la duración prevista. Añade agua y reserva una cantidad extra del 10 % para imprevistos.
¿Cuántos folletos del programa debo imprimir?: Imprime un folleto por participante confirmado y añade un 10 % adicional. Si esperas 40 personas, prepara al menos 44 folletos.
¿Cuándo debo preparar el café y el té?: Deja las máquinas, teteras y termos listos entre 30 y 45 minutos antes de la llegada. Así puedes servir la primera ronda sin retrasar el registro.
¿Qué material técnico necesito para la presentación?: Prepara un portátil, un proyector, una pantalla, un cable HDMI, regletas y enrollacables; añade altavoces portátiles si la sala lo requiere. Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes del comienzo.

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