Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa y las salas con varias semanas de margen. Reserva tanto las aulas para las clases de prueba como la sala de recepción y asigna un responsable a cada franja horaria.
• Publica el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones. Incluye nivel o experiencia lingüística, número de asistentes y preferencias dietéticas para poder preparar grupos y catering con datos reales.
• Prepara las clases de prueba según los niveles registrados, no solo según el número total de visitantes. Ten listas las hojas de inscripción, el material didáctico y los ordenadores para las pruebas de nivel antes del día del evento.
• Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables, regletas y cargadores. Comprueba también que las presentaciones puedan abrirse sin conexión a internet.
• Organiza la recepción para los primeros 15 minutos de llegada: mostrador, etiquetas con nombres, señalización visible y paquetes de bienvenida. Enfría las bebidas y deja preparados café, aperitivos, vasos y bandejas antes de que empiece la primera visita.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una escuela de idiomas?

Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, salas, docentes, formulario e invitaciones. Deja la última semana para confirmar inscripciones, cerrar el catering, imprimir formularios y probar la técnica.

¿Cuándo hay que confirmar las inscripciones?

Envía una confirmación definitiva entre 5 y 7 días antes de la jornada. Así puedes ajustar los grupos por nivel, las clases de prueba, las visitas guiadas, las etiquetas y las cantidades de catering.

¿Cuántas clases de prueba hay que preparar?

Prepara al menos una clase por cada nivel o grupo que aparezca en las inscripciones y añade una plaza de margen por grupo. Revisa los niveles 3 o 4 días antes para evitar mezclar perfiles incompatibles.

¿Cuándo se debe pedir el catering para una jornada de puertas abiertas?

Haz el pedido al menos 7 días antes, cuando ya tengas una estimación fiable de asistentes y preferencias dietéticas. Confirma cantidades y opciones especiales 2 días antes y prepara las bebidas y aperitivos antes de abrir la recepción.

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