Was du für ein Auftakttreffen brauchst
Für ein Auftakttreffen brauchst du mehr als Getränke und einen Raum. Registrierung, Namensschilder, Programmhefte, Präsentation und Kaffeestation müssen am selben Tag reibungslos funktionieren. Plane Geschirr und Sitzplätze für alle angemeldeten Personen plus etwa 10 Prozent Reserve. Technik, Kühlung und gekennzeichnete Diätmahlzeiten solltest du spätestens am Vortag vollständig prüfen und bereitstellen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 60
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- WillkommensschilderAnz. 3
- BallonsAnz. 40
Büromaterial
- ProgrammhefteAnz. 60
- StifteAnz. 70
- StifteAnz. 12
- KlebebandAnz. 4
- EtikettenAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- EimerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Packung
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Zitronen - 10 Stück
- Kaffeekuchen - 60 Stück
- Mini-Quiches - 60 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Salzstangen - 3 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 3 Tüten
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Gurken - 6 Stück
- Möhren - 3 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Cracker - 6 Pakete
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Vegetarische Wraps - 30 Stück
- Vegane Wraps - 20 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Hühnersuppe - 5 Liter
- Vegetarische Suppe - 5 Liter
- Vegane Suppe - 3 Liter
- Butter - 500 Gramm
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Pfeffer - 1 Dose
- Salz - 1 Dose
- Papier-Servietten - 6 Packungen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Toilettenpapier - 24 Rollen
Tipps
- Rechne bei Gläsern, Tellern und Bestecksets mit der endgültigen Teilnehmerzahl plus 10 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen sind das jeweils mindestens 55 Stück.
- Plane für die Kaffeestation zwei Kaffeetassen pro Person ein, wenn das Treffen länger als zwei Stunden dauert. Ergänze ausreichend Thermoskannen sowie einen Wasserkocher für Tee.
- Drucke Programmhefte und Namensschilder nach der Anmeldefrist und nimm mindestens 5 zusätzliche Exemplare mit. So kannst du Nachmeldungen oder beschädigte Schilder auffangen.
- Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Ein zusätzlicher Adapter und ein Ersatzkabel fehlen häufig, obwohl die Präsentation selbst fertig ist.
- Kennzeichne Diätmahlzeiten vor dem Buffet deutlich und stelle Servierlöffel, Serviertabletts sowie Kühlboxen bereit. Getränke sollten mindestens 3 Stunden vor Beginn kalt gestellt werden.
Häufige Fragen
- Wie viele Gläser brauche ich für ein Auftakttreffen?
- Plane ein Glas pro anwesender Person und zusätzlich 10 Prozent Reserve. Bei 50 Teilnehmenden brauchst du daher mindestens 55 Gläser.
- Wie viele Namensschilder und Programmhefte soll ich vorbereiten?
- Bereite für jede Person auf der endgültigen Teilnehmerliste ein Namensschild und ein Programmheft vor. Lege zusätzlich mindestens 5 Exemplare für Nachmeldungen oder Ersatz bereit.
- Wann muss ich die Technik für das Auftakttreffen testen?
- Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Schließe die Präsentation am Veranstaltungstag nochmals mindestens 60 Minuten vor dem Empfang an.
- Wie viel Reserve brauche ich bei Geschirr und Sitzplätzen?
- Plane bei Geschirr und Stühlen etwa 10 Prozent Reserve ein. Für 50 Gäste bedeutet das 55 Stühle und mindestens 55 Sets aus Teller, Glas und Besteck.
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