Que faut-il acheter pour une réunion de lancement ?

Pour une réunion de lancement, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi prévoir l’accueil, les badges, les supports du programme et tout le matériel nécessaire à la présentation. Cette liste vous aide à rassembler les boissons, la vaisselle, le mobilier, la décoration et les équipements techniques avant l’arrivée des participants. Vérifiez les besoins alimentaires et l’effectif définitif au plus tard quelques jours avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux de bienvenueqté 3
Ballonsqté 40

Fournitures de bureau

Brochures du programmeqté 60
Stylosqté 70
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 4
Étiquettesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 3
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de pomme - 4 briques
- Citrons - 10 pièces
- Petits pains au café - 60 pièces
- Mini-quiches - 60 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Mélange de noix - 3 sachets
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Crackers - 6 paquets
- Fromage affiné - 2 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Mini-sandwichs - 80 pièces
- Wraps végétariens - 30 pièces
- Wraps vegan - 20 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Soupe de poulet - 5 litres
- Soupe végétarienne - 5 litres
- Soupe végane - 3 liter
- Beurre - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 boîte
- Serviettes en papier - 6 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévoyez au moins 2 à 3 verres par participant si le buffet comprend plusieurs boissons, puis ajoutez une marge de 10 % pour les remplacements et les verres utilisés pendant l’accueil.
Pour le café et le thé, comptez 1 tasse par personne et prévoyez environ 10 % de tasses supplémentaires. Deux machines à café ou bouilloires peuvent réduire l’attente lorsque le groupe est nombreux.
Préparez un badge nominatif pour chaque participant confirmé, plus 5 à 10 badges vierges pour les inscriptions de dernière minute. Gardez les marqueurs et le ruban adhésif à la table d’inscription.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les enceintes au moins 24 heures avant la réunion. Prenez une rallonge et une multiprise de secours, même si la salle semble déjà équipée.
Mettez les boissons au frais la veille et étiquetez les repas spéciaux dès leur réception. Réservez un espace séparé pour ces repas afin qu’ils ne soient pas servis par erreur au buffet général.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une réunion de lancement ?: Prévoyez 2 à 3 verres par personne pour l’accueil et le buffet, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour 40 participants, cela représente environ 88 à 132 verres.
Quand acheter les boissons et les repas spéciaux ?: Achetez les boissons non périssables 2 à 3 jours avant et mettez-les au frais la veille. Confirmez les repas spéciaux avec les participants au moins 5 jours avant la réunion.
Combien de badges nominatifs faut-il préparer ?: Imprimez un badge pour chaque participant confirmé et ajoutez 5 à 10 badges vierges. Cette marge couvre les inscriptions tardives et les corrections faites le matin de l’événement.
Quel matériel faut-il tester pour la présentation ?: Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran de projection, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et les enceintes au moins 24 heures avant. Gardez les câbles de secours et le matériel de remplacement avec l’équipe d’accueil.

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