Checklist para organizar un concurso de cine

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones antes de formar los equipos y confirma después quién asistirá. Aprovecha ese momento para recoger preferencias dietéticas y calcular la compra para el número real de participantes.
• Prepara cada ronda con sus fragmentos de vídeo y comprueba las respuestas antes de imprimir los formularios. Descargar los vídeos con antelación evita depender de una conexión a internet durante el concurso.
• Haz una prueba técnica completa varios días antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoces, micrófono y clic de presentación. Repite una comprobación breve al abrir la sala.
• Llega con margen para recoger la llave, montar mesas y sillas y conectar la técnica. La mesa de registro, la distribución de equipos y los carteles deben estar colocados antes de que llegue el primer participante.
• Compra y enfría los productos refrigerados con tiempo, y calcula vasos, tazas, platos y cubiertos según la asistencia confirmada. Deja también preparados los cubos de hielo y las máquinas de café para no interrumpir una ronda.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de cine?

Reserva el lugar y fija la fecha al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones en cuanto tengas esos datos y cierra las inscripciones unos 7 días antes para formar equipos y calcular la compra.

¿Cuándo hay que preparar los fragmentos de vídeo?

Prepara las rondas y selecciona los fragmentos entre 2 y 3 semanas antes. Descárgalos y comprueba las respuestas como mínimo 3 días antes, para poder sustituir un archivo o corregir una pregunta.

¿Cuánto tiempo antes hay que probar el proyector y el sonido?

Haz una prueba completa al menos 48 horas antes con el mismo portátil, cable HDMI, proyector, pantalla, altavoces y micrófono que usarás. Realiza otra prueba de 30 minutos al abrir la sala.

¿Cuándo se forman los equipos del concurso de cine?

Forma los equipos después de cerrar las inscripciones y confirmar la asistencia, normalmente entre 5 y 7 días antes. Imprime la distribución y los formularios cuando ya no esperes cambios.

Planes parecidos a este

• Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas
• Checklist para organizar una formación para entrevistas de trabajo
• Checklist para organizar un campamento de debate
• Checklist para organizar un congreso de networking