Qué necesitas para una reunión de licitación

Una reunión de licitación necesita más que una sala y una presentación. Esta lista reúne el material para recibir a los participantes, montar la presentación y atender las pausas de café sin improvisar. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de asistentes y deja margen para sustituciones o material de reserva. Las acreditaciones, los cables y las bebidas frías suelen quedar para el último momento, aunque condicionan el inicio del programa.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 50
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 2
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 4

Vajilla

Platoscant. 60
Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 50
Cubiertoscant. 60
Cucharones de servircant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Oficina

Credencialescant. 50
Portabadgescant. 50
Bloc de notascant. 50
Bolígrafoscant. 60
Carpetas de presentacióncant. 50
Pizarra de hojas
Papel para rotafoliocant. 2
Rotuladorescant. 2

Decoración

Sets de mantelescant. 8
Señales de orientacióncant. 6
Tarjetas de nombre para mesascant. 8

Limpieza

Paños de microfibracant. 12
Cepillos para fregarcant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 6 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 10 unidades
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellines
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Cava - 4 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mini pistolets - 80 unidades
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jamón cocido - 1,5 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Hummus - 1,5 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Mini croissants - 60 piezas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Aceitunas - 1 kilo
- Salsa para dip - 6 tarros
- Arroz - 4 kilo
- Pasta - 4 kilos
- Salsa para pasta - 8 frascos
- Mezcla de verduras - 6 kilo
- Ensalada mixta - 5 kilos
- Pechuga de pollo - 5 kilo
- Hamburguesas vegetarianas - 20 unidades
- Porciones de comida vegana - 8 unidades
- Vinagreta - 3 botellas
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Ajo - 6 cabezas
- Aceite de oliva - 2 litros
- Panecillos para postre - 50 unidades
- Brownies - 50 unidades
- Fruta fresca para postre - 5 kilo
- Nata montada - 2 litros
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Servilletas de papel - 200 unidades

Consejos

Prepara una acreditación por participante y lleva algunas unidades vacías de reserva para cambios de nombre o asistentes que se incorporen el mismo día.
Para una pausa de café de una hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y deja el café listo en termos antes de abrir el registro.
Comprueba que haya al menos un cable HDMI, una regleta y un enrollacables por cada puesto técnico; prueba el portátil, el proyector y el sonido el día anterior.
Calcula un vaso para agua por persona y añade un 10 % extra; si sirves vino, cuenta una copa por asistente más algunas de repuesto.
Coloca los documentos, los blocs de notas y la lista de participantes en la mesa de registro al menos 30 minutos antes de la llegada prevista.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para una reunión de licitación?: Necesitas material de registro, como acreditaciones, portabadges, la lista de participantes y blocs de notas. Para la presentación, prepara portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables HDMI, regletas y un enrollacables.
¿Cuántas bebidas debo comprar para una reunión de licitación?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Añade agua y deja las bebidas frías preparadas antes de que comience el registro; si el encuentro dura varias horas, calcula una bebida adicional por persona por cada hora siguiente.
¿Cuánta vajilla hace falta por participante?: Calcula un vaso de agua y un plato por persona, más un 10 % de reserva. Para el café, prepara una taza por asistente; si sirves vino, cuenta una copa por persona y algunas unidades adicionales.
¿Cuándo debo preparar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y vuelve a comprobarla 30 minutos antes de recibir a los participantes. Verifica imagen, sonido, cables, regletas y la presentación que se mostrará.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.