Que faut-il prévoir pour une réunion d’appel d’offres ?

Une réunion d’appel d’offres demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut pouvoir accueillir les participants, distribuer les documents, afficher les présentations et assurer des pauses sans interrompre les échanges. Prévoyez les boissons et les collations selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge. Les badges, câbles, rallonges et adaptateurs sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment : rassemblez-les et testez le matériel au moins la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Bureau

Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Chemises de présentationqté 50
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 2

Décoration

Sets de nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Cartes de tableqté 8

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini pistolets - 80 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Mini-croissants - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 1 kilo
- Sauce dip - 6 pots
- Riz - 4 kilo
- Pâtes - 4 kilos
- Sauce tomate - 8 pots
- Mélange de légumes - 6 kilos
- Salade composée - 5 kilos
- Filet de poulet - 5 kilo
- Burgers végétariens - 20 pièces
- Portions de repas véganes - 8 pièces
- Vinaigrette - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Ail - 6 têtes
- Huile d’olive - 2 litres
- Petits pains pour dessert - 50 pièces
- Brownies - 50 pièces
- Fruits frais pour le dessert - 5 kilos
- Crème chantilly - 2 liter
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Serviettes en papier - 200 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres d’eau par personne pour une réunion de deux heures, plus une boisson chaude si une pause-café est prévue. Gardez les boissons au frais avant l’arrivée des participants.
Comptez un badge nominatif et un porte-badge par participant, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les corrections de nom.
Pour chaque poste de présentation, préparez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les câbles HDMI et une rallonge. Testez l’ensemble au moins 24 heures avant la réunion.
Prévoyez une assiette, un verre, une tasse et des couverts par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Les petits bols et les plateaux de service évitent de poser les collations directement sur les tables.
Imprimez la liste des participants et les documents avant le jour J, idéalement la veille. Gardez quelques blocs-notes et stylos supplémentaires à la table d’inscription pour les personnes qui arrivent sans matériel.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion d’appel d’offres ?: Pour une réunion de deux heures, comptez 2 à 3 verres d’eau par personne. Ajoutez une boisson chaude par personne si une pause-café est prévue, avec environ 10 % de réserve.
Quand préparer les badges pour une réunion d’appel d’offres ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, puis imprimez-les au plus tard la veille. Gardez 5 à 10 % de badges vierges pour les changements de dernière minute.
Quel matériel faut-il pour présenter un dossier d’appel d’offres ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran, les câbles HDMI, des rallonges et des multiprises. Faites un test complet au moins 24 heures avant le début de la réunion.
Combien de documents imprimer pour une réunion d’appel d’offres ?: Imprimez un exemplaire par participant inscrit et ajoutez 5 à 10 % de copies supplémentaires. Préparez les documents au moins la veille afin de pouvoir corriger une page ou un nom si nécessaire.

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