Was du für ein Ausschreibungstreffen brauchst
Für ein Ausschreibungstreffen brauchst du mehr als nur einen Raum und eine Agenda. Plane Sitzplätze, einen klar eingerichteten Registrierungstisch, Namensschilder und die komplette Präsentationstechnik ein. Für Getränke, Kaffee und Snacks sollten Mengen nach Teilnehmerzahl und Veranstaltungsdauer feststehen. Besonders häufig fehlen HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofone oder ausreichend Gläser – prüfe diese Dinge spätestens am Vortag.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- TellerAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 50
- BestecksetsAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
- SchälchenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Büro
- NamensschilderAnz. 50
- BadgehalterAnz. 50
- NotizblöckeAnz. 50
- KugelschreiberAnz. 60
- PräsentationsmappenAnz. 50
- Flipchart
- Flipchart-PapierAnz. 2
- StifteAnz. 2
Dekoration
- TischdeckensetsAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 6
- Namensschilder für TischeAnz. 8
Reinigung
- MikrofasertücherAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilo
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbvolle Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 10 Stück
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 48 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hinterham - 1,5 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Hummus - 1,5 Kilo
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Mini-Croissants - 60 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Dipsoße - 6 Gläser
- Reis - 4 Kilo
- Nudeln - 4 Kilo
- Pastasauce - 8 Gläser
- Gemüsemix - 6 kilo
- Gemischter Salat - 5 Kilo
- Hähnchenbrustfilet - 5 kilo
- Vegetarische Burger - 20 Stück
- Vegane Essensportionen - 8 Stück
- Vinaigrette - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauch - 6 Knollen
- Olivenöl - 2 Liter
- Brötchen für Dessert - 50 Stück
- Brownies - 50 Stück
- Frisches Obst für Dessert - 5 Kilo
- Schlagsahne - 2 Liter
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierservietten - 200 Stück
Tipps
- Plane pro Teilnehmer mindestens einen Stuhl und zusätzlich zwei bis drei freie Plätze für verspätete Anmeldungen oder Begleitpersonen ein. Für Registrierung und Garderobe brauchst du jeweils einen eigenen Tisch beziehungsweise einen Kleiderständer.
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühle Getränke spätestens einige Stunden vor Beginn; Kühlboxen helfen, wenn kein Kühlschrank in der Nähe ist.
- Lege pro Teilnehmer ein Namensschild, einen Badgehalter und einen Notizblock zurück. Drucke die Teilnehmerliste am Vortag und halte einige leere Namensschilder für kurzfristige Anmeldungen bereit.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 60 Minuten vor Beginn gemeinsam. Lege mindestens zwei passende HDMI-Kabel und Verlängerungskabel bereit, weil Anschlüsse oder Steckdosen oft nicht dort sind, wo sie gebraucht werden.
- Plane Geschirr nicht nur für die Ausgabe, sondern auch für Nachschub: Teller, Kaffeetassen, Wassergläser und Besteck sollten für alle angemeldeten Personen plus etwa 10 Prozent Reserve vorhanden sein. Servierschalen, Servierlöffel und Servierbesteck werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für ein Ausschreibungstreffen?
- Du brauchst Sitzmöbel, einen Registrierungstisch, Namensschilder, Teilnehmerlisten und Notizblöcke. Für Präsentationen gehören Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofone dazu; für die Verpflegung außerdem Getränke, Geschirr, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher und Thermoskannen.
- Wie viele Namensschilder brauche ich für ein Ausschreibungstreffen?
- Plane ein Namensschild pro angemeldeter Person plus mindestens 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Teilnehmern solltest du also 55 Namensschilder und Badgehalter bereitlegen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Teilnehmer?
- Halte von Tellern, Kaffeetassen, Wassergläsern und Bestecksets jeweils mindestens 55 Stück bereit. Bei einer Veranstaltung über mehrere Stunden sind 60 Stück sinnvoll, damit benutztes Geschirr nicht sofort gespült werden muss.
- Wann muss ich die Technik für ein Ausschreibungstreffen prüfen?
- Teste die komplette Technik spätestens 60 Minuten vor dem Einlass und prüfe die Präsentationen bereits am Vortag. Lege Ersatzkabel und Verlängerungskabel beim Laptop bereit, damit ein fehlender Anschluss nicht den Beginn verzögert.
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