Qué necesitas para organizar una noche de subasta
Una noche de subasta necesita más que lotes y un subastador. Esta lista reúne lo que debes comprar o llevar para recibir a los asistentes, registrar las pujas, presentar cada lote y cobrar sin improvisaciones. Calcula el material según el número de participantes y añade copias de reserva para los documentos que se usan durante toda la velada. Presta especial atención al sonido, las mesas de registro y la zona donde se exponen los lotes: son los elementos que más suelen quedarse para el final.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesa del escenario
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de lotescant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Cuencoscant. 20
- Bandejascant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Máquina de sellado
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Caja registradoracant. 2
- Calculadorascant. 3
- Memorias USBcant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Cubetas para lavarcant. 3
Decoración
- Mantelescant. 12
- Panel de lote
- Señales direccionalescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Números de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de lotecant. 120
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Catering
- Compras
- Café - 6 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 3 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Chocolate caliente - 6 litros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Bitter lemon - 6 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Spa Blauw - 8 cajas
- Spa Rood - 4 cajas
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino sin alcohol - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini sándwiches - 240 unidades
- Mantequilla - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso crema - 2 kilo
- Jamón - 2 kilos
- Pechuga de pollo - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 6 bolsas
- Aceitunas - 6 tarros
- Pepinillos - 4 tarros
- Manzanas - 8 kilos
- Plátanos - 6 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Mini pasteles - 240 unidades
- Pastel - 8 piezas
- Galletas - 10 paquetes
- Limones - 3 kilos
- Té de hierbas - 2 cajas
- Pajitas - 200 stuks
- Servilletas - 500 unidades
- Filtros de café - 2 cajas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 12 unidades
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Papelelerascant. 6
- Guantes de gomacant. 6
Artículos de papel
- Tarjetas de pujacant. 120
- Listas de lotescant. 150
- Formularios de pagocant. 150
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Bolígrafoscant. 40
- Lápicescant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Etiquetascant. 300
- Portapapelescant. 10
- Sobrescant. 200
- Reciboscant. 3
Otros
- Cuerdacant. 2
- Tijerascant. 6
- Cúterescant. 2
- Bolsas de manocant. 150
- Cajas de embalajecant. 50
- Plástico de burbujascant. 2
- Cinta de regalocant. 4
- Contenedores rodantescant. 4
Consejos
- Prepara una mesa de registro independiente y coloca allí la lista de inscripción, los formularios de pago y las tarjetas de puja numeradas. Lleva al menos un 10 % más de tarjetas y formularios que asistentes confirmados.
- Reserva una mesa para el escenario y comprueba el micrófono inalámbrico, el soporte, los altavoces y la mesa de mezclas como mínimo 24 horas antes. Lleva cables alargadores y regletas suficientes para evitar conexiones improvisadas durante la subasta.
- Organiza los lotes en mesas separadas y coloca junto a cada uno su número y descripción. Fotografía y registra cada lote antes de abrir las puertas para poder resolver dudas sin detener el ritmo de las pujas.
- Para el café y el té, calcula aproximadamente 1 taza por persona durante la primera hora y deja termos preparados para la reposición. Añade vasos, platos, cubiertos, cuencos, bandejas y cucharones según el servicio de comida previsto.
- Imprime la lista de lotes y las normas con antelación y guarda una copia adicional de cada documento. Si proyectas fotografías o descripciones, prueba el portátil, el proyector y la pantalla antes de que lleguen los asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántas tarjetas de puja necesito para una noche de subasta?
- Prepara una tarjeta por participante inscrito y añade un 10 % de reserva. Para 80 asistentes, por ejemplo, lleva 88 tarjetas numeradas.
- ¿Cuándo debo preparar la lista de lotes?
- Cierra la lista al menos 48 horas antes de la subasta, después de registrar los lotes, asignarles número y redactar sus descripciones. Imprime una copia para el registro y otra para el equipo.
- ¿Cuánto café necesito para una noche de subasta?
- Calcula una taza por persona durante la primera hora y prepara entre un 20 % y un 25 % adicional para reposiciones. Para 60 personas, empieza con unas 75 tazas de capacidad disponible.
- ¿Qué equipo de sonido hace falta para una subasta?
- Necesitas al menos un micrófono, un soporte, altavoces, una mesa de mezclas y cables de conexión. Haz una prueba completa 24 horas antes y lleva una regleta y un cable alargador de reserva.
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