Qué necesitas para una noche de presentación
Una noche de presentación combina recepción, recorrido por varias aulas y exposiciones, así que la compra no se limita a comida y bebidas. Necesitarás preparar el servicio de café, té y agua, el material para identificar a los asistentes y todo lo necesario para proyectar y escuchar las presentaciones. Esta lista te ayuda a comprobarlo antes de que llegue el público. Haz la revisión final al menos 24 horas antes y deja preparado el material técnico por salas.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 3
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillascant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Teterascant. 4
- Jarras de aguacant. 12
- Jarras de lechecant. 6
- Azucareroscant. 6
- Pinzas de servircant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Portátilescant. 4
- Proyectorescant. 3
- Pantallas de proyeccióncant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables HDMIcant. 4
- Mandos a distancia para presentacionescant. 3
- Cables de cargacant. 6
Decoración
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Cartas del menúcant. 12
- Photowall
- Cinta adhesivacant. 6
- Cuerdacant. 3
Catering
- Compras
- Café - 3 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche entera - 6 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Crema de café - 2 botellas
- Limones - 10 unidades
- Agua mineral sin gas - 10 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Tónica - 2 botellas
- Limonada amarga - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mini pistolets - 100 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema natural - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Queso fresco con hierbas - 1 kilo
- Queso joven - 3 kilos
- Queso añejo - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Pasta untable de verduras a la parrilla - 1 kilo
- Pechuga de pavo - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Láminas vegetales - 1 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Rúcula - 8 bolsas
- Zanahorias - 3 kilos
- Apio - 2 manojos
- Uvas - 5 kilos
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mandarinas - 40 unidades
- Fresas - 3 kilos
- Pastel de limón - 4 unidades
- Tarta de manzana - 4 unidades
- Brownies - 5 cajas
- Mini muffins - 6 cajas
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Galletas veganas - 4 paquetes
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Pretzels salados - 4 bolsas
- Anacardos - 2 kilo
- Muesli - 2 kilos
- Tortitas de arroz - 4 paquetes
- Aceitunas - 2 kilos
- Pepinillos - 2 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 2 botellas
- Pesto - 3 tarros
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Servilletas - 300 unidades
- Vasos de papel - 150 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 rollos
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Contenedores isotérmicoscant. 6
- Termoscant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Pinzas de cocinacant. 8
- Guantes de hornocant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Esponjascant. 12
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesacant. 8
Presentación
- Pizarras blancascant. 4
- Pizarras de hojascant. 4
- Papel para rotafoliocant. 8
- Rotuladores fosforescentescant. 24
- Bolígrafoscant. 50
- Carpetas informativascant. 120
- Etiquetas con nombrescant. 140
- Portabadgescant. 120
- Papel de impresión A4cant. 2
- Señales de rutacant. 20
- Pegatinas de flechascant. 40
- Portapapelescant. 12
- Sobrescant. 150
Actividades
- Puzlescant. 6
- Materiales de juegocant. 6
- Kits de manualidadescant. 8
- Delantalescant. 12
- Cintas métricascant. 4
- Pelotascant. 12
Seguridad
- Linternascant. 4
- Cinta de advertenciacant. 2
- Carros de plataformacant. 2
Guardarropa
- Perchascant. 150
- Números para el guardarropacant. 150
- Bolsas para el guardarropacant. 4
Consejos
- Calcula las bebidas por tramo: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 consumiciones por persona; después, calcula 1 por persona y hora. Enfría el agua y las demás bebidas con tiempo, porque las neveras portátiles necesitan espacio para mantenerlas frías.
- Cuenta la vajilla según el aforo confirmado y añade un margen del 10 %. Para 80 asistentes, prepara al menos 88 vasos, platos y piezas de cubertería de cada tipo que vayas a utilizar.
- Separa el material de cada aula en cajas o pilas identificadas. Incluye el proyector, la pantalla, el portátil, el cable HDMI, el mando y los cables de carga para cada sala, en lugar de repartirlos justo antes de empezar.
- Prueba la técnica en el espacio real entre 2 y 4 horas antes de abrir. Comprueba la imagen, el sonido, los micrófonos y los alargadores; lleva regletas y cables de repuesto para evitar buscar soluciones durante la presentación.
- Prepara las etiquetas con nombres y los paquetes informativos antes del montaje. Lleva al menos un 10 % más de etiquetas que las inscripciones confirmadas y reserva una mesa de recepción con sillas, percheros y espacio para las bolsas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta bebida necesito para una noche de presentación?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Para cada hora adicional, añade aproximadamente 1 bebida por asistente y enfría el agua y el resto con varias horas de antelación.
- ¿Cuántos vasos y platos debo comprar?
- Cuenta una pieza por persona y por servicio, y añade un margen del 10 %. Si esperas a 50 asistentes, prepara al menos 55 unidades de cada tipo de vaso, plato o cubierto que utilices.
- ¿Cuándo debo probar los proyectores y micrófonos?
- Haz una prueba completa entre 2 y 4 horas antes de la llegada del público. Comprueba cada aula con su portátil, cable HDMI, pantalla, altavoces y micrófono, no solo el equipo de la sala principal.
- ¿Cuánto material extra necesito para las acreditaciones?
- Prepara un 10 % más de etiquetas con nombres que el número de inscripciones confirmadas. Para 80 personas, lleva al menos 88 etiquetas y deja algunas en blanco para cambios o inscripciones de última hora.
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