Qué necesitas para una noche de inscripción

Una noche de inscripción necesita más que formularios y bolígrafos. La recepción debe poder atender a varias personas a la vez, mientras los equipos de registro digital, la presentación y el catering están listos sin buscar cables ni cargadores a última hora. Usa esta lista para reunir el mobiliario, el material de oficina, la señalización y el equipo técnico. Ajusta las cantidades al número de inscritos y añade un pequeño margen para imprevistos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mostradores de recepcióncant. 2
Mesas informativascant. 6
Mantelescant. 12

Equipo

Portátilescant. 6
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Cargadores de portátilcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Oficina

Formularios de inscripcióncant. 250
Programascant. 150
Planoscant. 50
Tarjetas de nombrecant. 150
Bolígrafos para la recepcióncant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bolígrafoscant. 60
Portapapelescant. 15
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Impresora
Papel para impresoracant. 2
Cartuchos de tintacant. 2

Decoración

Señales direccionalescant. 12
Carteles de mesacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6
Neveras portátilescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Paños de limpiezacant. 20
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Surtido de té - 2 cajas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 6 unidades
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Spa Blauw - 10 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Mini sándwiches de queso - 40 unidades
- Mini sándwiches de jamón - 40 unidades
- Mini sándwiches de hummus - 30 unidades
- Mini wraps de pollo - 40 unidades
- Mini wraps de verduras - 30 unidades
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 2 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 20 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Mix de snacks salados - 3 bolsas
- Galletas - 6 paquetes
- Brownies - 40 unidades
- Servilletas - 300 unidades
- Agitadores - 200 unidades
- Vasos de papel - 150 unidades
- Platos de papel - 150 unidades
- Tenedores de madera - 150 unidades
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 6 paquetes

Consejos

Prepara entre un 10 y un 15 % más de formularios, programas, planos y tarjetas de nombre que el número confirmado de inscritos. Así tendrás material para cambios de última hora y errores de impresión.
Reserva al menos un bolígrafo por cada puesto de recepción y lleva 3 o 4 de repuesto. Los portapapeles ayudan cuando se forman colas y evitan que los formularios se apoyen directamente sobre las mesas.
Comprueba los portátiles y tablets el día anterior y carga cada dispositivo al 100 %. Lleva un cargador por equipo, además de regletas y cables alargadores suficientes para que ningún puesto dependa de una única toma.
Coloca las señales direccionales y las pegatinas de flechas antes de abrir las puertas. Haz una prueba recorriendo el espacio desde la entrada hasta la recepción, las mesas informativas y la sala de presentación.
Etiqueta el catering según las preferencias dietéticas antes de servirlo y enfría las bebidas con antelación. Para el café, calcula al menos una taza por persona y deja algunas tazas limpias de reserva.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos formularios y programas necesito para una noche de inscripción?: Calcula una unidad por persona inscrita y añade entre un 10 y un 15 % de margen. Para 80 inscritos, prepara aproximadamente 88 a 92 unidades de cada material que se entregue individualmente.
¿Cuántos puestos de recepción hacen falta?: Como referencia, prepara un puesto por cada 25 a 30 inscritos cuando se usa registro digital o listas impresas. Para 60 personas, dos puestos suelen permitir registrar entradas sin formar una cola larga.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y las acreditaciones?: Cierra definitivamente las inscripciones entre 24 y 48 horas antes del evento y prepara entonces las tarjetas y acreditaciones. Lleva además un 10 % extra en blanco para cambios o personas no previstas.
¿Cuánto material técnico necesito para la presentación?: Cuenta con un portátil, un proyector y una pantalla de proyección, más un cargador por portátil. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y lleva regletas, cables alargadores y un adaptador de repuesto si el equipo lo requiere.

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